Ha szerződéskezelő és nyilvántartó szoftvert keresünk, nem mindegy, hogy milyen szempontok szerint választunk. Ahhoz, hogy megtaláljuk azt, ami valóban támogatja majd a csapat munkáját, nem elég, hogy az alapvető funkciókat nyújtani tudja. Annak érdekében, hogy az egyedi üzleti igényeknek is eleget tudjon tenni, fontos a személyre szabhatóság, illetve az is, hogy a program felhasználóbarát és könnyen kezelhető legyen. Akármilyen fejlett szoftverről legyen szó, ha a kollégák nem tudják, vagy nem szeretik használni, nem fogja előre vinni a csapatot.
Ebben a posztban azoknak segítünki, akik gyorsabbá és hatékonyabbá szeretnék tenni csapatuk szerződéskezelő és szerződésnyilvántartó folyamatait, és ehhez személyre szabható szoftvert keresnek. Felsorolunk pár hasznos tippet és kifejtjük, hogy milyen szempontokat fontos szem előtt tartani a választásnál, hogy végül valóban a számunkra legmegfelelőbb megoldás mellett döntsünk.
3 lépés a legjobb testreszabható szerződéskezelő szoftver megtalálásához
1. Nézzük át a cég meglévő szerződéskezelési folyamatait
A megfelelő szoftvermegoldás megtalálásához elengedhetetlen, hogy átlássuk a cég jelenlegi üzleti folyamatait, és azonosítsuk a területeket, amelyek fejlesztésre szorulnak. Sok cég követi el azt a hibát, hogy túl nagy lelkesedéssel vág bele egy új szoftver bevezetésébe, anélkül, hogy átlátná a csapat valódi szükségleteit. Bár a gyors döntések kulcsfontosságúak a versenyképesség szempontjából, a kezdeti felszínességnek később rengeteg hátránya lehet.
Egy új szoftver bevezetése általában fontos mérföldkő a csapat életében. A meglévő folyamatok alapos átnézése segít, abban, hogy egy jól átgondolt tervvel vágjunk neki a folyamatnak, amely biztosítja, hogy az új szoftver zökkenőmentesen illeszkedjen a csapattagok mindennapjaiba.
2. Vegyük figyelembe a kollégák véleményét
A csapat számára megfelelő szoftver kiválasztásához a legjobb, ha egyenesen az csapattagokat kérdezzük arról, hogy pontosan mire van szükségük, illetve, hogy napi szinten milyen kihívásokkal küzdenek. A számtalan szoftveropció összehasonlítása önmagában időigényes folyamat. A gyorsabb és tájékozottabb választásban sokat segít, ha konzultálunk a csapat tagjaival, végtére is, ők azok akik az új eszközt használni fogják.
3. Legyünk nyitottak a modern technológiákra
Ha nyitottak vagyunk a modern technológiákon alapuló megoldásokra is, nagyobb a választék és nagyobb eséllyel találunk olyan eszközt, amely később az innovációban és a produktivitásban is segít. Olyan korszerű technológiák, mint például a low-code szoftverek általában egyszerűen használhatóak, integrálhatóak a meglévő eszközkészletekkel, és testreszabhatóságuknak köszönhetően nagyobb szabadságot is nyújtanak a hagyomanyos szoftvermegoldásokhoz képest.
Milyen tulajdonságokat keressünk egy testreszabható szerződéskezelő szoftverben?
Skálázhatóság
Egy jó szoftvermegoldás képes arra, hogy a céggel együtt növekedjen, megkímélve a csapatot attól, hogy állandóan új eszközöket kelljen keresniük. A skálázhatóság szempontjából az is fontos, hogy elég rugalmas legyen ahhoz, hogy a változó körülményekhez alkalmazkodni tudjon és lépést tartson a bővülő funkciókkal és piaci igényekkel.
Felhasználóbarátság
Azok, akik használtak már a hagyományos szoftvereket, tudják, hogy gyakran hosszú időt vesz igénybe, hogy a csapattagok minden funkcióval megismerkedjenek. Ez a folyamat jelentős órákat, akár heteket is felemészthet. A személyre szabható szoftvermegoldások általában intuitívabbak, ami segít minimalizálni váltás utáni tanulási időszakot.
Automatizálás
A leghatékonyabb szerződéskezelő szoftverek legfontosabb közös jellemzője, hogy automatizálják az ismétlődő manuális feladatokat, beleértve az olyan funkciókat, mint például automatizált jóváhagyási folyamatok indítása a feltételek szerint, egyik fél aláírása után automatikus kiküldés a másik fél számára, határidő figyelés, értesítések küldése a felhasználóknak. Ezáltal segít leegyszerűsíteni a folyamatokat, órákat vagy napokat spórolva meg, hatékonyabbá téve az egész csapatot.
Biztonság
Ahhoz, hogy egy szerződéskezelő szoftver biztonságos és megbízható legyen, rendelkeznie kell olyan testreszabható funkciókkal mint például hozzáférés- és felhasználókezelés. Ha be tudjuk állítani, hogy kinek van jogosultsága a szerződéseket törölni, módosítani, letölteni, illetve elküldeni, a teljes szerződéses állományunk nagyobb biztonságban lesz. A korszerű szoftverek fontos funkciója az is, hogy mező szinten el tudjuk benne rejteni, hogy ki láthatja az összegeket, így segítenek a szenzitív információ védelmében.
Zökkenőmentes integráció
Bármilyen új szoftverekmegoldásnak zökkenőmentesen kell integrálódnia a cég meglévő rendszereibe és folyamataiba. A cél, hogy támogassa a csapatot abban, hogy egy olyan egységes platformot hozzanak létre, amely hatékonyan tárolja és hasznosítja az információkat, segítve a Sales es CRM csapatok munkáját is.
Problémamentes migráció
Függetlenül attól, hogy a csapat jelenleg hagyományos szoftvert használ, vagy egy régebbi rendszerről vált át, egy újonnan bevezetett szoftvermegoldásnak támogatnia kell a meglévő folyamatok problémamentes migrációját, hogy ne zavarja össze a kollégákat és segítsen elkerülni az adatok elvesztését.
Költséghatékonyság
A testreszabható szoftverek lehetővé teszik a szükségtelen funkciók és hozzájuk kapcsolódó licencek kikapcsolását, így a hagyományos szoftverekhez képest általában költséghatékonyabb megoldást biztosítanak. Ha a cégnek csak azért kell fizetnie, amire valóban szüksége van, hamarabb térülnek meg a kezdeti költségek.
Az eredmény: szerződéskezeléső szoftver, ami valóban segíti a csapat munkáját
A megfelelő szerződéskezelő szoftver kiválasztása minden cég számára fontos döntés, de a folyamatosan bővülő választék mellett nem egyszerű a folyamat. Azonban ha felkészülten, néhány kulcsfontosságú tényezőt figyelembe véve és a csapattagok szükségleteit szem előtt tartva vágunk neki a keresésnek, egyszerűbben hasonlíthatjuk össze lehetőségeinket, hogy végül azt a megoldást válasszuk, amely a legjobban illeszkedik a csapat és a cég céljaihoz.
