A back-office folyamatokat úgy kell elképzelnünk, mint a cég mozgatórugóját. Olyan feladatok, mint a projektmenedzsment, az adatrögzítés, vagy a dokumentumkezelés elengedhetetlenek bármely vállalat zavartalan működéséhez. Jogosan tehetjük fel a kérdést: ha ennyire fontos folyamatokról van szó, miért végezzük őket még mindig manuálisan?
Ma, amikor rengeteg szoftvermegoldás áll a rendelkezésünkre, amelyekkel kényelmesebben és gyorsabban menedzselhetjük ezeket a funkciókat, minden eszközünk megvan arra, hogy kihasználjuk az automatizációban rejlő lehetőségeket.
Ebben a cikkben azokat a back-office folyamatok kerülnek terítékre, amelyeket bármely vállalat — mérettől és iparágtól függetlenül — digitalizálhat egyszerűen elérhető, innovatív szoftvermegoldások segítségével.
Back-office folyamatok, amelyeket nincs értelme manuálisan végezni
1. Office management folyamatok automatizálása
Projektmenedzsment
A projektmenedzsment feladatok automatizálása lehetővé teszi a real-time együttműködést, így a csapatok képesek lesznek a kreatív munkavégzésre fókuszálni, ahelyett, hogy manuális adminisztrációs feladatokkal kellene foglalkozniuk.
Kanban feladatkezelés
A Kanban-stílusú feladatkezelés felgyorsítja a projektek mozgatását a különböző fázisok között. A feladatok vizuális reprezentációja pedig segít abban, hogy folyamataink átláthatóbbá váljanak és gyorsabban tudjunk reagálni a változó prioritásokra.
Eszközkezelés
Az eszközkezelési folyamatok automatizálása segít a munkavégzéshez szükséges eszközök számontartásában és a karbantartási ütemtervek követésében, megelőzve a hibásan kiadott vagy nem használt eszközök miatti veszteségeket.
Leltárazás
A leltárazási folyamatok automatizálása lehetővé teszi, hogy optimalizáljuk a készleteinket, utórendelési folyamatokat hozzunk létre, és real-time áttekintést kapjunk a rendelkezésre álló termékekről, csökkentve a felesleges költségeket és fokozva a hatékonyságot.
2. HR folyamatok automatizálása
Onboarding
Az onboarding automatizálása támogatja a sztenderdizált folyamatok kialakítását, felgyorsítja a papírmunkát, és segíti az új munkavállalók integrációját, növelve ezáltal az alkalmazottak elégedettségét és produktivitási szintjét.
Teljesítmény értékelés
Az automatizált teljesítmény értékelés azt segíti elő, hogy a munkavállalók teljesítményét időben és objektíven tudjuk értékelni. Illetve a konstruktív visszajelzéseknek is keretet ad, fejlődésre ösztönözve az alkalmazottakat.
Kérések, kérelmek kezelése
Digitalizáció segítségével gyorsabban reagálhatunk az alkalmazottak olyan kérelmeire, mint például a szabadnapok igénylése. Így csökken az adminisztrációs hibák kockázata és egy mindenki számára kényelmesebb megoldást tudunk kialakítani.
Oktatás és bizonyítvány kezelés
Az oktatási és bizonyítvány kezelési folyamatok automatizálása lehetővé teszi az alkalmazotti készségek és képzések nyomon követését, segítve a munkaerő kompetenciájának optimalizálását és az adminisztratív terhek minimalizálását.
3. Szerződéskezelési folyamatok automatizálása
Dokumentum generálás és kezelés
A dokumentumkezelési feladatok automatizálása számos előnnyel jár: növeli a hatékonyságot, csökkenti az emberi hibák lehetőségét, és elérhetőbb, biztonságosabb dokumentációs folyamatokat hoz létre.
Jóváhagyási folyamatok
A jóváhagyási folyamatok digitalizálása felgyorsítja a döntéshozatalt, kevesebb elakadást és átláthatóbb folyamatokat eredményez, ami hozzájárul ahhoz, hogy céges szinten is növeljük a hatékonyságot.
Digitális archiválás
A digitális archiválási folyamatok biztosítják a jegyzőkönyvek biztonságos tárolását és megőrzését, minimalizálva az adatvesztés kockázatát és egyszerűbbé téve az információkezelést.
Elektronikus aláírás
Az elektronikus aláírás biztonságos, modern és hivatalosan is elismert megoldást nyújtanak a szerződésekkel járó folyamatok felgyorsítására. A papíralapú megoldáshoz képest ez akár napok vagy hetek megspórolását is jelentheti.
4. Beszerzési folyamatok automatizálása
Igénykezelés
A beszerzési igénykezelés automatizálása jobb átláthatóságot eredményez, csökkenti a manuális hibákatés és hozzájárul, hogy a teljes beszerzési ciklus gyorsabbá váljon.
Szerződéskezelés
A beszerzési szerződéskezelés digitalizálásával transzparens és biztonságos folyamatokat tudunk kialakítani, csökkentve a lehetséges hibákat, ami segít, hogy elkerüljük a felesleges jogi és pénzügyi kiadásokat.
Rendeléskezelés
A rendeléskezelés egy másik könnyen automatizálható beszerzési funkció. A digitalizált rendeléskezelés hozzájárul a pontosabb, megbízhatóbb rendelési folyamatokhoz.
Számlakezelés
A számlakezelés automatizálásával hatalmas lépést teszünk a beszerzési munkafolyamatok egyszerűsítése felé. Csökkenthetjük a feldolgozási időt, biztosítjuk a időbeni kifizetéseket és szállítói kapcsolatainkat is erősíthetjük.
A low-code ereje: intelligens stratégiai választás minden fejlődő vállalatnak
Ahogy a vállalkozásunk növekszik, úgy változnak a céges igények is. A rugalmasságról és felhasználóbarát megoldásokról ismert low-code szoftverek segítségével egyedi igényeinkre szabhatjuk a back-office digitalizációs folyamatainkat.
A low-code skálázhatósága a zökkenőmentes bővülést is lehetővé teszi, így intelligens, jövőbiztos megoldást jelentenek a növekvő szervezetekek és komplex igényekkel rendelkező nagyvállalatok számára is.
Teremtsük meg a lehetőséget a produktív munkavégzésre a back-office folyamatok automatizálásával
A kulcsfontosságú back-office folyamatok, a projekt- és készletkezeléstől az HR- és beszerzési funkciókig, nélkülözhetetlenek a szervezeti hatékonyság javítása érdekében. Ezen folyamatok elhanyagolása olyan luxus, amit kevés vállalat engedhet meg magának.
A kritikus, mégis időigényes feladatok, mint az onboarding, a szerződéskezelés vagy a számlakezelés szoftveres megoldásokkal történő automatizálásával a vállalatok nemcsak optimalizálhatják a munkafolyamatokat és csökkenthetik az emberi hibákat, hanem lehetőséget teremtenek a produktív munkavégzésre. Back-office folyamataink digitalizációja 2024-ben már nem csupán egy opció, hanem a modern üzleti környezetben való érvényesülés elengedhetetlen része.
Szeretnél többet megtudni arról, hogyan készítheted fel vállalkozásodat a következő évekre? Töltsd le legújabb kiadványunkat, Future-proof your business with low-code software solutions in 2024.
