Egy önkormányzati hivatalban naponta érkeznek lakossági beadványok, hatósági megkeresések, közérdekű adatigénylések, testületi és bizottsági anyagok. Mindezt úgy kell iktatni, nyomon követni és megőrizni, hogy megfeleljen a közokirat-kezelésre vonatkozó jogszabályoknak, és közben az ügyfelek is gyors, érthető visszajelzést kapjanak. Ez a cikk bemutatja, milyen egyedi kihívásokkal küzdenek az önkormányzatok az iratkezelésben, és hogyan segít ezen az Oriana iktató rendszer.
Miért különleges az önkormányzati iratkezelés?
Sokféle beadvány, sokféle ügytípus. Egy önkormányzatnál egyaránt érkezik építéshatósági kérelem, szociális ügy, adóügy, testületi előterjesztés és lakossági panasz – mindegyiknek más az ügymenete és a határideje.
Testületi és bizottsági dokumentáció. A képviselő-testületi és bizottsági ülések előterjesztéseit, jegyzőkönyveit, határozatait szabályozottan, visszakereshetően kell kezelni, gyakran nyilvánosságra hozatali kötelezettséggel együtt.
Közérdekű adatigénylések. Az átláthatósági elvárások miatt gyorsan és pontosan kell tudni megtalálni és kiadni a kért dokumentumokat – ez papíralapú vagy szétaprózott nyilvántartás mellett komoly terhet jelent.
Több ügyfélkapcsolati csatorna. A személyes ügyfélszolgálat mellett egyre nagyobb arányban érkeznek beadványok a Hivatali Kapun és elektronikus úton, amelyeket ugyanabba az ügymenetbe kell illeszteni, mint a papíralapú iratokat.
Irattár, selejtezés, levéltári átadás. Az önkormányzati iratok megőrzési ideje és selejtezési rendje szigorúan szabályozott, a levéltári átadás előkészítése pedig papíron rendkívül munkaigényes.
Mit old meg az Oriana az önkormányzatok számára?
Az Oriana Iktató Rendszer a 3/2018. (II. 21.) BM rendeletnek megfelelő, tanúsított megoldás, amely az önkormányzati ügymenet teljes életútját egy helyen kezeli:
- a papíralapú és elektronikus küldemények érkeztetése és bontása egy helyen történik
- a Hivatali Kapun érkező beadványok automatikusan bekerülnek az iktatási folyamatba
- a főszámos és alszámos iktatás átláthatóan mutatja egy ügy teljes előzményét
- a kiadmányozás és expediálás digitálisan, jóváhagyási folyamattal történik
- az ügyintézési határidők automatikus figyelemmel kísérése csökkenti a mulasztás kockázatát
- a selejtezés és levéltári átadás előkészítése rendszertámogatással, nem táblázatokból történik
- részletes keresés és riportálás segíti a közérdekű adatigénylések gyors teljesítését és a belső ellenőrzést
Egy tipikus eset a gyakorlatból
Egy lakos beadványt nyújt be a Hivatali Kapun keresztül egy útfelújítási panasszal kapcsolatban. A dokumentum automatikusan bekerül az Oriana rendszerébe, ahol az ügyintéző már a beérkezéskor látja a korábbi, kapcsolódó ügyeket ugyanattól a lakostól vagy ugyanarra az utcaszakaszra vonatkozóan. Az ügyet a rendszer a megfelelő szervezeti egységhez (pl. városüzemeltetés) irányítja, a határidőt automatikusan nyilvántartja, a választervezetet pedig a jegyző kiadmányozza, mielőtt a rendszer expediálja azt a lakos felé – mindez papír és külön nyilvántartás nélkül, egyetlen, végigkövethető ügyiraton belül.
Testületi munka és szervezeti egységek közötti együttműködés
Az önkormányzati hivatal ritkán áll meg az iktatásnál: egy előterjesztés gyakran több osztály véleményezésén megy keresztül, mielőtt a testület elé kerül. Az Oriana folyamatalapú iratkezelése és szervezeti egységeken átívelő workflow-i lehetővé teszik, hogy az egyeztetés, véleményezés és jóváhagyás is nyomon követhető, digitális folyamat legyen – nem csak az iktatás.
Egy platform, nem újabb szigetrendszer
Az önkormányzatoknál gyakran külön szoftver kezeli az iktatást, a szerződéseket és a beszerzéseket. Az Oriana ezzel szemben egy digitalizációs platform, amelyre igény szerint ráépíthető a szerződéskezelés vagy a beszerzési folyamatok kezelése is, így a hivatal fokozatosan, egységes rendszerben bővítheti a digitalizációt anélkül, hogy minden új igényhez új szoftvert kellene bevezetnie.
Gyakran ismételt kérdések
Kezelheti-e a rendszer a képviselő-testületi és bizottsági anyagokat is, nem csak a lakossági beadványokat?
Igen. Az Oriana folyamatalapú iratkezelése alkalmas az előterjesztések, jegyzőkönyvek és határozatok kezelésére is, beleértve a véleményezési és jóváhagyási köröket, amelyeken egy testületi anyag jellemzően végigmegy.
Mi történik a papíron már meglévő irattári anyaggal?
Az Oriana támogatja a meglévő, akár papíralapú, akár korábbi szoftverben vezetett iratállomány migrációját, így a hivatal nem veszíti el a történeti adatokat az átálláskor.
Hogyan segíti a rendszer a közérdekű adatigénylések gyors megválaszolását?
A részletes, metaadat-alapú keresés és a teljes ügyiratelőzmény egy helyen történő elérése lehetővé teszi, hogy a hivatal munkatársai percek alatt megtalálják a kért dokumentumokat a törvényes határidőn belül.
