A szervezetek egyre több adatot és iratot kezelnek, amelyek a digitalizáció révén a legkülönfélébb elektronikus csatornákról érkezhetnek. Szakszerű iktatásuk és tárolásuk fontos alapkövetelmény a működés szempontjából nem csupán az egyszerű kereshetőség érdekében, hanem az ezen a területen érvényes előírások és időről időre előforduló ellenőrzések miatt is. A jól megtervezett és kivitelezett iratkezelési folyamat a jogi megfelelőség biztosítása mellett képes hatékonyabbá és gyorsabbá tenni az adminisztrációt, valamint optimalizálni a munkafolyamatokat. Megmutatjuk az ehhez vezető lépéseket.
Mi is az az iratkezelés?
Az iratkezelés a szervezet fizikai és elektronikus iratainak szisztematikus feldolgozását és rendszerezését jelenti azok teljes életciklusa során. Ez magában foglalja az iratok fogadását, iktatását és osztályozását, illetve katalogizálását a kialakított nyilvántartások szerint, valamint a szabályozási követelményeknek megfelelő tárolását, megőrzését, illetve selejtezését. A folyamat végső célja a vállalat működési hatékonyságának javítása azáltal, hogy biztosítja az információkhoz való könnyű és biztonságos hozzáférést.
Az iratkezelés rendkívül szabályozott terület, ahol különféle előírások vonatkoznak például a közfeladatot ellátó szervekre, illetve a köziratokra, a minősített adatokra vagy a papíralapú dokumentumok elektronikus másolataira. Ez az összetett jogszabályi kötelezettség szükségessé teszi egy megfelelően kialakított iratkezelő rendszer létrehozását, amely a szervezeti felépítéssel összhangban nemcsak az iratokhoz kapcsolódó információáramlást és ügyintézést könnyíti meg, hanem az adatok biztonságát és a szabályok betartását is garantálja.
Az iratkezelés folyamatának lépései
Az irat szó hallatán hajlamosak vagyunk papírhalmokra, lefűzött aktákra és irattartó szekrényekre gondolni, manapság azonban főként digitális úton keletkezett dokumentumokról van szó, amelyek számos csatornán érkezhetnek, beleértve az emailt, a belső kommunikációs és fájlmegosztó felületeket, a Cégkaput, a Hivatali Kaput vagy az e-papírt. Miközben természetesen postai úton vagy futárszolgálat által kézbesítve is jöhetnek be nyomtatott iratok. Mindezek kezelése az alábbi 5 lépés mentén zajlik:
Érkeztetés: a bejövő dokumentum befogadása, amellyel elindul az iratkezelés folyamata.
Iktatás: az adatok feldolgozása, bevitele, az irat megfelelő kategorizálása, címkézése.
Tárolás: az irat rendszerezett, biztonságos megőrzése és elérhetővé tétele.
Selejtezés: a dokumentum törlése a rendszerből a kötelező megőrzési idő lejárata után, amennyiben a továbbiakban nincs rá szükség.
Archiválás: az irat biztonságos, hosszú távú eltárolása, amennyiben a későbbiekben még szükség lehet rá.
Jó gyakorlatok már az alapoktól
Ahogy a mai, adatfókuszú világunkban egyre növekszik az információ mennyisége, mindennél fontosabb, hogy a szervezetek következetes és nyomon követhető iratkezelési megoldást alkalmazzanak. Egy jól működő rendszerrel leegyszerűsíthetők a munkafolyamatok, és az esetleges jogi kockázatok, bírságok is elkerülhetők. Mivel alapozhatjuk meg az iratkezelés folyamatának sikerét?
Iratkezelési szabályzat: Az iratkezelés megkönnyítéséhez jól lefektetett alapokra van szükség. Ezek közé tartozik például az iratok életútjának felvázolása, az iratok feldolgozásával kapcsolatos teendők és felelősök kijelölése, az iratsablonok kialakítása, valamint a jogosultságok meghatározása.
Szabályok és házirendek: Az iratkezelési rendszernek támogatnia kell az adott szervezeten belül érvényes szabályokat és a jogi előírásokat egyaránt. A szabályzatok számos területet lefednek az iratok megőrzési idejétől kezdve a rendszerezésükön át az archiválásig és a megsemmisítés módjáig.
Hozzáférés: A megfelelő nyilvántartás biztosítja, hogy minden fontos irat, illetve adat elérhető és egyszerűen visszakereshető legyen az illetékesek számára. Ezt támogatja a logikus kategorizálás és osztályozás, ezért megéri időt és energiát fektetni ennek megtervezésébe.
Adatbiztonság: Minden információ értékkel bír, ezért az adatbiztonságra különösen nagy hangsúlyt kell fektetni. Az érzékeny és bizalmas adatok használatára és kezelésére azonban külön előírások vonatkoznak, amelyek még szigorúbban szabályozzák a kapcsolódó felelősségeket és tennivalókat, illetve az adatszivárgással vagy -vesztéssel járó következményeket. Ezeket muszáj komolyan venni, és kötelező jelleggel beépíteni az iratkezelési gyakorlatba.
KÍVÁNCSI VAGY RÁ, HOGYAN NÖVELHETED AZ
IRATKEZELÉS HATÉKONYSÁGÁT IRATKEZELŐ RENDSZER BEVEZETÉSÉVEL?
TÖLTSD LE INGYENES ÚTMUTATÓNKAT!
Iratkezelés még hatékonyabban
Egyre több olyan igény és trend jelenik meg a mindennapokban, amely az iratkezelés eszközeire és jövőjére is hatással van. Ahogy a nyomtatott dokumentumokat felváltják a digitális iratok, úgy ez utóbbiak elérhetősége, feldolgozása és tárolása egyre nagyobb rugalmasságot kíván. Az alábbi tendenciákat mindenképpen érdemes figyelembe venni az iratkezelési folyamat és rendszer kialakításakor.
Felhőtechnológiák népszerűsége: A felhőalapú megoldások lehetővé teszik, hogy a jellemzően nagy mennyiségű adatot ne a helyszínen lévő fizikai szerveren tároljuk (vagy ne csak ott), hanem a felhőben (is), így a tárhely is igény szerint, költséghatékonyan skálázható. Ez plusz biztonsági intézkedéseket, valamint biztonsági mentéseket kíván, ugyanakkor bárhonnan hozzáférhetővé teszi az információkat, ami az iratokkal kapcsolatos ügyintézést is jelentősen megkönnyítheti.
Távoli munka elterjedése: A koronavírus-járvány óta már természetesnek számít az otthonról vagy egyéb távoli helyszínekről végzett munka. A trendet a felhőalapú eszközök is nagymértékben támogatják, és az iratkezelés folyamatának is készen kell állnia arra, hogy a felhasználók földrajzi és időbeli korlátozás nélkül dolgozzanak a dokumentumokkal.
Szigorodó adatvédelem: A különféle szervezeteksok esetben érzékeny információkkal dolgoznak, beleértve az ügyfeleikkel kapcsolatos pénzügyi vagy egészségügyi adatokat. Az ilyen fájlok a kibertámadók elsődleges célpontjai, ami egyre kifinomultabb adatvédelmi stratégiát igényel, erre pedig a fogyasztók adatvédelmi aggályai és az ezek csillapítását célzó szigorú szabályozások (pl. GDRPR) miatt is szükség van. A vállalatoknak ezért gondoskodniuk kell arról, hogy iratkezelési folyamataik teljes mértékben megfeleljenek úgy az igényeknek, mint a jogszabályoknak.
Automatizáció: A szervezetek hatalmas adatmennyiséget kezelnek, amely manuális feldolgozása egyre nagyobb akadályokat jelent ezértegyre több helyen használják ki az automatizáció nyújtotta előnyöket a legkülönbözőbb területeken, így például az adatbevitelben és -rendszerezésben vagy az egyszerűbb, ismétlődőfeladatok elvégzésében, hiszen csökkenti az emberi munka igényét és a hiba lehetőségét. Az automatizált folyamatok az iratkezelésben rendkívül hasznosak lehetnek többek között az iratfogadási csatornák monitorozásának, a feladatkiosztásnak vagy a metaadatokfeldolgozásának köszönhetően.
Egy széles funkcionalitást nyújtó, tanúsított iratkezelő rendszer bevezetésével a fenti területek mind lefedhetők, így az iratkezelési folyamatok optimalizáltan és költséghatékonyan menedzselhetők a szabályozásoknak megfelelő tanúsítás mellett.
