Mire érdemes figyelni egy iktató program kiválasztása előtt? Az iratkezelő rendszerek között komoly és meghatározó különbségeket találunk, mind árban, mind funkcióban, mind felépítésében. Összeszedtük a legfontosabb szempontokat, amelyek segíthetnek eldönteni, hogy melyik iktató program lehet a legalkalmasabb szervezetünk számára.
Miben segíthet egy jól kiválasztott iktató program?
A felgyorsult digitális világban egyre több felelősség terhelődik az iratkezelést végző kollégákra. A számtalan digitális csatorna nyomon követése, a hitelesség ellenőrzése vagy megvalósítása, az ügyfélrendelkezések figyelembevétele, az adatvédelmi szempontok, a csökkenő ügyintézési határidők, a növekvő ügyszám olyan körülmények, melyekhez támogatásra van szükségünk. Egy jól kiválasztott iktató program amellett, hogy biztosítja a jogszabályi megfelelést, egyszerűbbé és gyorsabbá teszi az adminisztrációt és hatékonyabb munkavégzést biztosít. Egy jól átgondolt rendszer képes lekövetni mind a jogi környezet, mind egy szervezet belső változásait.
5 szempont iktató program kiválasztásához
1. A szervezet működésének, hosszú távú céljainak átfogó ismerete
A működési modell alapján elkészített műszaki követelménylista egy iktató program sikeres beszerzés kiindulópontja. A működési modell felállításához érdemes átgondolni azokat a mechanizmusokat, amelyek egyszerre biztosítják a jogszabályi megfelelést és a szervezet komfortos működését. Továbbá fontos figyelembe venni a szervezet jövőbeli céljait. Iratkezelési folyamataink elemzése alapján tudjuk meghatározni, mely funkciók nélkülözhetetlenek a szervezet számára és melyek nélkülözhetők, melyekért érdemes áldozni és melyeket felesleges megvásárolni.
Egy alaposan átgondolt működési modell összeállításával pontos képet tudunk adni elvárásainkról, pontos kritériumok alapján tudjuk felmérni, hogy a piacon lévő szoftverek mennyiben illeszkednek szervezetünk igényeihez.
2. Az iktató program / rendszer bevezetése legyen szakaszokra osztható
A változások legtöbbször tegnapra kellenek és iratkezelő rendszerek esetén köt bennünket az iratkezelés rendszerére vonatkozó, a bevezetést január 1-jére szűkítő jogszabályi rendelkezés, mégis érdemes szoros időprés esetén is átgondolni és mérföldkövekre bontani a bevezetést. Fontos, hogy minden mérföldkő tekintetében reális elvárásokat fogalmazzunk meg, reális határidőkkel.
Érdemes olyan iktató rendszert választani, ahol biztosítható a szakaszos bevezetés, első körben szűkített funkcionalitással vagy a felhasználók szűkebb köre tekintetében.
Ne feledjük el, hogy a szoftverváltás nem befolyásolhatja a napi munkavégzést és legtöbbször nincs lehetőségünk a szakmai munka leállítására a bevezetés idejére. Lesznek olyan feladatok, amelyek a fokozatosság ellenére is szükségesek már a bevezetés időpillanatában, mint például a migráció. Ezeknél a feladatoknál a tervezés és előzetes tesztelés tud megvédeni minket a későbbi kellemetlenségek elkerülésétől.
3. Rugalmas, testre szabható, stabil alap
Gyakori kérdés szervezeteknél, hogy egyedileg kerüljön-e fejlesztésre a szervezet által használd szoftver, avagy dobozos terméket válasszanak a kínálatból. Az optimális választás talán valahol a két megoldás között van, hiszen a közfeladatot ellátó szervek valóban nagyon különbözőek.
Érdemes olyan iktató szoftvert választani, ami stabil, ugyanakkor rugalmasan alakítható alapokkal rendelkezik. Ezek a szoftverek úgy épülnek fel, mint egy doboz legó, ahol az egyes kockák az iratkezelés előírt funkcióit jelentik. A kis kockák bárhogyan illeszthetőek egymáshoz, mindenképpen működőképes rendszer épül belőle. Az iratkezelés általános elveit betartva, figyelembe véve magunk alakíthatjuk ki a tényleges működést, sőt akár az egyes felületek megjelenítését is.
A rugalmasan alakítható szoftverek kiválasztása nem csak rövid távon, de hosszú távon is megtérülő befektetés, mivel a szervezetünkre vonatkozó előírások változhatnak, a szervezet felépítése átalakításra kerülhet vagy egyszerűen csak magunk szeretnénk megreformálni folyamatainkat a későbbiekben.
4. Fejlesztői háttér/fejlesztői attitűd
Egy iratkezelő rendszer beszerzésekor, nem csak egy terméket veszünk. Maga a termék nem tekinthető függetlennek a fejlesztői szervezettől, mint általános használati tárgyaink esetén. Egy kabátnál nem fontos mi lesz a varrónővel, miután megvettük, nem érint minket negatívan. Az informatikai alkalmazásoknál viszont igen.
Egy iktató program beszerzésekor az általános support funkciókon túl gondolnunk kell arra is, hogy a szoftver működését érintő lényeges szervezeti változások esetén áll-e rendelkezésünkre olyan háttértámogatás, amely képes és hajlandó a szükséges fejlesztések végrehajtására.
Fontos szempont, hogy a jogszabályi környezet változásaira, a technológia új lehetőségeire nyitott-e a szervezet, számíthatunk-e az alkalmazás folyamatos frissítésére.
5. Széleskörű funkcionalitás
Egy szoftver kiválasztásánál érdemes átgondolnunk egy szervezet jövőbeli céljait. Mik azok a funkciók, amikre közép- vagy hosszútávon szükségünk lehet.
Ezek lehetnek szeüsz és keüsz szolgáltatásokhoz kapcsolódások, beszerzést, HR-folyamatokat támogató funkcionalitás, szerződéstár modul, workflow funkciók mindenesetre érdemes megvizsgálni, milyen lehetőségeink nyílnak a későbbiekben a továbblépésre.
Függetlenül attól, hogy jelenleg készen állunk-e a funkció bevezetésére, semmiképpen se zárjuk el magunktól a lehetőséget egy nem megfelelően kiválasztott szoftverrel, amely a későbbiekben kizárja a bővítés, skálázás lehetőségét.
Tudj meg többet a szoftverválasztás szempontjairól és az iratkezelés bevált gyakorlatairól ingyenesen letölhető ebookunkból.