Üdvözlünk nyári blog sorozatunk második részében, melynek témája fenntarthatóság a digitális transzformációban! Ha még nem olvastad az első részt, mindenképp nézd meg, hogyan határozhatsz meg világos célokat, végezhetsz alapos kutatást, és mérheted fel a jelenlegi rendszereidet és folyamataidat.
Ebben a hónapban tovább haladunk a digitális transzformáció stratégiai tervezésében, és a biztonság és megfelelőség prioritásával, a megfelelő technológiai partnerek kiválasztásával, egy kis léptékű pilot projekt indításával, valamint a fokozatos bevezetés fontosságával foglalkozunk. Nézzük meg, miért fontosak ezek a lépések, és hogyan lehet őket sikeresen végrehajtani!
1. Helyezd előtérbe a biztonságot és megfelelőséget
A digitális transzformáció során a biztonság és a megfelelőség elengedhetetlen elemek. Íme, miért és hogyan kell ezeket prioritásként kezelni:
Miért fontos:
- Adatvédelem: Az ügyfelek és a vállalkozás adatainak védelme alapvető fontosságú a bizalom megőrzéséhez. Például egy banki alkalmazás esetében elengedhetetlen, hogy az ügyféladatok titkosítva legyenek.
- Jogszabályi megfelelés: A jogi követelmények betartása elengedhetetlen a bírságok és jogi következmények elkerüléséhez. GDPR megfelelés például az európai ügyfelek adatainak kezelésében alapvető.
- Hírnév védelme: Egy adatbiztonsági incidens súlyosan károsíthatja a vállalkozás hírnevét. Gondoljunk csak a híres adatlopási esetekre, mint amilyen a Yahoo vagy az Equifax esete volt.
Tippek a biztonság és megfelelőség prioritásához:
- Rendszeres auditok: Végezz rendszeres biztonsági auditokat és kockázatértékeléseket. Az olyan eszközök, mint a Qualys vagy a Nessus segíthetnek ebben.
- Képzés és oktatás: Biztosíts a munkavállalók számára adatbiztonság és megfelelőség témakörökben rendszeresített tréningeket. Használj e-Learning platformokat, mint a Moodle vagy a Pluralsight.
- Frissítések és javítások: Tartsd naprakészen a rendszereidet a legújabb biztonsági frissítésekkel és javításokkal. Például a Windows Server esetében rendszeres patch management elengedhetetlen.
Módszertan:
- Biztonsági keretrendszer: Alkalmazz ismert biztonsági keretrendszereket, mint például az ISO 27001.
- Megfelelőségi eszközök: Használj megfelelőségi eszközöket, mint például a OneTrust vagy a TrustArc, hogy biztosítsd a jogszabályoknak való folyamatos megfelelést.
2. Fenntarthatóság a digitális transzformációban megfelelő technológiai partnerekkel
A megfelelő technológiai partner(ek) kiválasztása kulcsfontosságú a digitális átalakulás sikeréhez. Íme, hogyan választhatod ki őket:
Miért fontos:
- Szakértelem: A megfelelő partner hozzásegíthet a technológiai lehetőséges megismeréséhez, és a legjobb gyakorlatok alkalmazásához. Gondoljunk például adott szakterületre specializálódott tech cégekre.
- Rugalmasság és skálázhatóság: A megfelelő partner lehetővé teszi a skálázható és rugalmas megoldások bevezetését. Például a low-code/no-code technológiát kínáló cégek biztosítani tudják ezt a rugalmasságot a megoldások kialakításánál.
- Támogatás és karbantartás: Megbízható támogatást és karbantartást biztosít, ami kritikus a hosszútávú és fenntartható sikerhez. Biztosítson folyamatosan elérhető szakmai kompetenciát, rendszeres verzió frissítést stb.
Tippek a megfelelő technológiai partner kiválasztásához:
- Kutatás és ajánlások: Kérj ajánlásokat és végezz kutatást a potenciális partnerekről. Használd kiindulásként a Gartner vagy a Forrester elemzéseit.
- Próbaidőszak: Ha lehetséges, indíts próbaidőszakot, hogy meggyőződhess a partner képességeiről. Például egy SaaS szolgáltatónál gyakran van lehetőség próbaidőszakra.
- Szerződéses feltételek: Gondosan tekintsd át a szerződéses feltételeket, különös tekintettel a támogatásra és a szolgáltatásokra vonatkozó részeket. (Például SLA (Service Level Agreement) részletes áttekintése.)
Módszertan:
- Versenyeztetés: A megfelelő partner azonosításához és kiválasztásához kiírhatsz pályázatot. Ebben az esetben válassz ki 4-5 szolgáltatót, akiket több körös kiválasztási folyamat után, előre kidolgozott szempontok szerint értékelsz. A több kör lehetővé teszi, hogy jobban megismerd a céget, a bevezetési és üzemeltetési lehetőségeket, és legfőképpen magát a szoftvert (demo, trial verzió).
- Partnerértékelés: Összeállíthatsz értékelési kritériumokat is, hogy objektíven kvalifikálhasd a potenciális partnereket. Használj értékelési mátrixot, amely figyelembe veszi a költségeket, a technikai képességeket és a támogatási szolgáltatásokat.
3. Kezdj egy kis léptékű pilot projekttel
Mielőtt teljes mértékben elköteleznéd magad az átalakulás mellett, érdemes egy kis léptékű pilot projektet indítani. Íme, miért és hogyan teheted ezt meg:
Miért fontos:
- Kockázatcsökkentés: Egy pilot projekt segít azonosítani és minimalizálni a lehetséges problémákat. Ha például egy új CRM rendszer bevezetését tervezed, érdemes előtte egy kisebb ügyfélcsoporton kipróbálni.
- Tanulási lehetőség: Lehetőséget biztosít a tanulásra és a folyamatok finomítására, mielőtt nagyobb léptékben bevezetnéd azokat. Ha egy új e-commerce platform bevezetésén gondolkozol, érdemes először csak egy adott termékkategóriára tesztelned.
- Visszajelzés gyűjtése: Lehetővé teszi a felhasználói visszajelzések gyűjtését és a szükséges módosítások elvégzését. Új, belső kommunikációs eszközök pilot tesztelése hasznos lehet például a felhasználói élmény javításában.
Tippek a pilot projekthez:
- Jól meghatározott célok: Határozd meg a pilot projekt egyértelmű céljait és mérőszámait. Egy HR rendszer bevezetése esetében az alkalmazotti elégedettség növelése lehet az egyik kiemelt cél.
- Korlátozott (ható)terület: Ügyelj a projekt méretére és hatóterületére, hogy az könnyen kezelhető és gyorsan végrehajtható maradhasson. Példának okáért egy új ügyfélszolgálati szoftver bevezetését először csak egy részlegen belül indítsd el.
- Felhasználói bevonás: Vonj be olyan kollégákat, akik a digitalizálandó területen dolgoznak, így valós és releváns visszajelzést kaphatsz. Személyes vagy online interjúkat is készíthetsz, vagy kitöltethetsz felmérő kérdőíveket is a csapattal, például Microsoft Forms, Google Forms, vagy egyéb kérdőív szerkesztő alkalmazás ingyenes verziójának segítségével.
Módszertan:
- Pilot terv: Készíts részletes pilot tervet, amely tartalmazza a célokat, mérőszámokat, idővonalat és erőforrásokat. Az interneten több termékbevezetési terv is található, melyek segíthetnek keretet adni a projektedhez.
- Eredmények elemzése: A pilot projekt végén elemezd az eredményeket, és használd fel őket a teljes bevezetés finomításához. Az eredmények elemzésénél referenciaként és viszonyításként mindig nyúlj vissza az alapokhoz, melyek a projekt elején le lettek fektetve.
4. Fenntarthatóság a digitális transzformációban fokozatos bevezetéssel
A fokozatos bevezetés egy stratégiai megközelítés, amely jelentősen növelheti a digitális transzformáció sikerét. Íme, miért fontos és hogyan végezheted el hatékonyan:
Miért fontos:
- Kezelhető változások: A fokozatos bevezetés megkönnyíti a változások kezelését és adaptálását. Gondoljunk egy új ERP rendszer fokozatos bevezetésére, ahol először csak az alapvető funkciókat, vagy egy bizonyos modult implementálunk.
- Folyamatos javulás: Lehetővé teszi a folyamatos visszajelzéseket és ezáltal javításokat, finomításokat. A mára már széles körben elterjedt agilis szoftverfejlesztési módszertan esetében a fejlesztési ciklusok végén kapott visszajelzések alapján történnek a javítások.
- Csökkentett kockázat: A kisebb, fokozatos változások csökkentik a működési zavarok és meghibásodások kockázatát. A felhő alapú szolgáltatások pont ezeket a rizikókat minimalizálják fokozatos bevezethetőségükkel.
Tippek a fokozatos bevezetéshez:
- Szakaszos bevezetés: Legyen a céged kisvállalkozás, közép – vagy nagyvállalat, az átalakulás nem egyik napról a másikra történik. Oszd fel ezt a nagy projektet kisebb, kezelhetőbb szakaszokra.
- Visszacsatolási körök: Alakíts ki folyamatos visszacsatolási köröket a visszajelzések gyűjtésére és a szükséges módosítások elvégzésére. A rendszeres felhasználói visszajelzések gyűjtését – hasonlóan a felmérő kérdőívekhez -, akár egy ingyenes kérdőív szerkesztő applikációval is meg lehet oldani.
- Prioritási sorrend: Priorizáld a feladatokat és változásokat hatásuk és sürgősségük alapján. Segítségedre lehet, ha prioritási mátrixot állítasz össze, így minden helyzetben be tudod majd azonosítani, hogy mi az aktuális elsőbbséget élvező feladat.
Módszertan:
- Agilis módszertan: Alkalmazz agilis elveket a fokozatos bevezetés elősegítésére, hangsúlyozva az iteratív előrehaladást és a rendszeres visszajelzéseket.
- Ütemterv készítése: Készíts egy részletesebb bevezetési menetrendet, amely tartalmazza az egyes szakaszokat, célokat és határidőket. Ilyen szcenárió lehet mondjuk egy új marketing automatizálási rendszer bevezetési ütemtervének kidolgozása.
- Nyomon követés és beállítás: Rendszeresen kövesd nyomon a projekt előrehaladását, és állj készen az esetleges módosításokra valós idejű adatok és visszajelzések alapján.
A Security és Compliance a digitalizációs törekvések megkerülhetetlen és kritikus területei, egy pilot projekt pedig a fokozatos bevezetés módszertanát biztosíthatja. Ha a cégen belül nincs kompetencia vagy erőforrás, attól még nem kell elvetned a modernizáció gondolatát. Sőt! Az Oriana csapata már az első lépéseknél is támogatást nyújt: felméri szervezeted, és a bevezetési módszertant is az igényekhez és a projekt méretéhez illeszti. Mi hiszünk a kis léptékű pilot projektek indításában, és szakértői támogatást nyújtunk az inkrementális bevezetés során. Így biztos lehetsz benne, hogy velünk a digitális átalakulásod minden lépése professzionális kezekben lesz.
Fenntarthatóság a digitális transzformációban 3. rész: Ne hagyd ki a következő, augusztusi cikkünket, ahol a költségvetés meghatározásával és a hosszú távú fenntarthatóság biztosításával foglalkozunk.
Előre mozdulnál a digitalizációban? További információért vagy személyre szabott tanácsokért lépj kapcsolatba velünk!
inspirálódnál? Olvasd el legújabb esettanulmányunkat a Reálszisztéma digitális átalakulásáról!
