Mit jelent a beszerzés egy vállalat életében?
A beszerzési folyamat során a cég külső forrásból biztosítja a mindennapi működéséhez szükséges árucikkeket vagy szolgáltatásokat. Az ezzel kapcsolatos feladatok a beszállítók felkutatásától egészen a kifizetésig terjednek, ezért jelentősen befolyásolják a vállalat eredményességét. Hatékony beszerzésmenedzsmenttel nemcsak számottevő költségek takaríthatók meg, de az üzleti agilitás és versenyképesség is növekszik. Fontos tehát, hogy ismerjük a beszerzés vállalati stratégiában elfoglalt szerepét és az optimális beszerzési folyamat lépéseit.
Mi a vállalati beszerzés célja?
A beszerzési folyamat jóval több, mint egyszerű vásárlás. Ideális esetben a vállalati stratégia szerves része, amely biztosítja a termeléshez, illetve kereskedelemhez szükséges olyan alapanyagok, valamint szolgáltatások rendelkezésre állását, amelyeket a cég házon belül nem tud előállítani. Mindezt a megfelelő időben, megfelelő mennyiségben és minőségben, megfelelő áron és forrásból.
Az elmúlt időszak eseményei óriási kihívások elé állították a beszerzésért felelős kollégákat. A koronavírus-járvány, bizonyos alapanyagok hiánya, az ellátási láncokban jelentkező fennakadások, a globális infláció vagy az orosz-ukrán háború hatása rávilágított arra, hogy a beszerzésnek kiemelt jelentősége van az üzleti működés hatékonyságának fenntartásában. Az Ernst & Young tanácsadócég felméréséből kiderül, hogy a cégek közel 68%-a szerint a beszerzés egyre fontosabb szerepet játszik az üzleti célok teljesítésében, és a feladatok között erős hangsúlyt kap a szállítói kockázatok kezelése. A PwC tanulmánya alapján ugyanakkor a költségek csökkentése még mindig az egyik legfőbb prioritás a vállalatok 69%-ánál.
Miből áll a beszerzés folyamata?
Mielőtt bármibe is belekezdenénk, először is az igényeket kell pontosan beazonosítani. Milyen termékekre, szolgáltatásokra van szükségünk milyen mennyiségben és minőségben? Milyen gyakorisággal? Mekkora raktárkészlettel tudjuk biztonságosan kiszolgálni az ügyfeleket? Ilyen kérdésekre kell választ adnunk a folyamat megtervezéséhez, amely már magában foglalja az elvárt technikai specifikációkat és a rendelkezésre álló költségkeretet is.
Ezután jöhet a potenciális, hosszú távú beszállítók megkeresése és a legmegfelelőbbek kiválasztása, valamint a szerződések tárgyalása. A szerződésben az olyan alapinformációkon túl, mint ár, mennyiség, minőség, határidő stb. érdemes az esetleges hibás teljesítések kezelésére is kitérni: mi történik például, ha nem megfelelő áru érkezik vagy csúszik a szállítás.
A sikeres szállítást és ellentételezést követően még nem ér véget a folyamat. Nyomon kell követni, hogy a beszállítók mindent a megállapodások szerint teljesítenek-e. Ezzel egyidejűleg pedig időről időre fontos felülvizsgálni a beszerzési stratégiát, és szükség esetén módosítani a mennyiségeket, a gyakoriságokat vagy épp a szállítói kör összetételét.
KÍVÁNCSI VAGY RÁ, HOGYAN MENEDZSELHETŐK EGYSZERŰEN A BESZERZÉSI FOLYAMATOK? TÖLTSD LE INGYENES ÚTMUTATÓNKAT!
Hogyan lehet optimalizálni a beszerzéseket?
Az összes beszállító, szerződés, megrendelés, szállítás és jóváhagyás legegyszerűbben egy beszerzésmenedzsment-rendszerrel irányítható. A beszerzés digitalizációja transzparenciát és kontrollt biztosít a beszerzés költségei felett, átláthatóvá teszi a beszerzési életciklust, csökkenti az ellátásból adódó kockázatot és támogatja a folytonos üzletmenetet.
Segítségével a beszerzési folyamatok az igények felmerülésétől a kifizetésekig egyetlen eszközzel könnyedén nyomon követhetők. Az automatizált rendszer használata az egész vállalat teljesítményére pozitív hatással van.
Költségcsökkentés: a beszerzés stratégiai alapokra helyezésével, azaz a gondosan kiválasztott szállítókkal kötött hosszútávú partnerségek révén csökken az ellátásból adódó kockázat, az automatizáció lehetővé teszi a beszerzési feladatokra fordított idő- és erőforrásigény csökkenését, valamint átláthatóvá teszi a költségeket a beszerzés minden szakaszában.
Hatékonyabb munkavégzés: a jól összehangolt, automatizált folyamatok rengeteg manuális feladatot kiváltanak, minimalizálják a hibalehetőségeket és javítják a hatékonyságot.
Komplexitás egyszerűsítése: az összes beszállítói szerződés, a beszerzések státuszai, a szállítólevelek és teljesítési igazolások mind egy rendszerben kezelhetők.
Alacsonyabb kockázatok: a munkafolyamat-vezérlés segít a raktárkészletek kiegyensúlyozásában, valamint az ellátási zavarok áthidalásában.
Döntéshozatal megkönnyítése: egyszerűen készíthetők kimutatások mind a szállítói, mind a belső szervezeti teljesülésének vizsgálatára, az adatalapú riportok pedig segítik a tervezhetőséget és a fejlődési lehetőségek azonosítását.
Gyors reagálás: az átfogó, digitális alapú beszerzésmenedzsment lehetővé teszi a piaci eseményekhez, illetve a változó ügyféligényekhez való rugalmas alkalmazkodást, ami támogatja a vállalat innovációs képességét.
