A céges működés modernizálása kapcsán hajlamosak vagyunk az ügyfelekkel közvetlen kapcsolatot tartó területek digitalizációjára gondolni, melyek közé tartozik például az ügyfélszolgálat vagy a marketing. A logika érthető, hiszen a fejlesztések eredményességét leginkább az azonnali megtérülést hozó beruházások biztosítják. A támogató funkciót betöltő back office egységek ezért gyakran mostohagyerekként a háttérbe szorulnak – ilyen szempontból is. Ha azonban átfogó változást szeretnénk elérni, és a sikeres napi működést megalapozni, akkor ezeket a területeket sem hagyhatjuk ki az átállásból, enélkül ugyanis a legtökéletesebben felépített vállalat sem lesz hosszútávon sikeres. Honnan tudhatjuk, hogy eljött az idő a háttérben zajló folyamatkezelés hatékonyságának megreformálására? Megmutatjuk az erre utaló legegyértelműbb jeleket.
Mi a back office szerepe?
Ha egy szervezetet autóként képzelünk el, akkor a back office képviseli a vállalat motorját, amely nélkül a legtökéletesebb kasztnival és legmodernebb elektronikával rendelkező jármű sem tud elindulni. Minél nagyobb teljesítményű a motor és minél olajozottabban működik, annál nagyobb teljesítményre képes az autó is. A back office funkciók hasonlóképpen biztosítják a napi zavartalan működést, és a motorhoz hasonlóan megalapozzák a vállalat eredményességét. Nélkülük a szervezet vezetői és munkatársai nem tudnának új szerződéseket kötni, kifizetni a számlákat, új embereket felvenni, fizetéseket utalni vagy informatikai támogatást biztosítani a munkavégzéshez.
Hogyan működnek a háttérfolyamatok?
Ezek a munkafolyamatok hagyományosan rengeteg adminisztrációval, manuális, ismétlődő feladatokkal járnak. Egy tavalyi felmérés szerint a munkavállalók 51 százaléka naponta legalább két órát tölt olyan feladatok végzésével, mint az adatrendezés, adatmásolás, papírmunkák előkészítése, fájlok keresése és tárolása, emailek küldése vagy adatbevitel. Ez egy kis, 15 fős csapat esetén is havi 660 órát jelent, ami a hatékonyság rovására megy. A back office-ban pedig a tendencia még fokozottabban tetten érhető. Ha például minden egyes megrendelés esetén egyenként kell kikeresni és felvinni az adatokat, kiküldeni az illetékeseknek jóváhagyásra a dokumentumot, emlékeztetni őket a válaszadási kötelezettségre, átvezetni a kért változtatásokat, fejben tartani a teljesítési határidőket, iktatni a háttéranyagokat, az rengeteg időt vesz el az érdemi munkától, és végül negatív hatással lesz a teljes cég működésére. Ha ezt szeretnénk elkerülni, a feladatok sokszínűségétől és összetettségétől függően előbb vagy utóbb szükség lesz a folyamatok automatizálására.
Hatékony folyamatkezelésért kiáltó jelek
Ha az alábbi lista alapján ráismerünk a saját back office-unkra, itt az ideje egy folyamatkezelő rendszer bevezetésének.
Sok az időigényes, gyakran előforduló feladat: A rutinszerűen ismétlődő, manuális feladatok tömkelege jelentősen lelassítja a munkavégzést és csökkenti a kollégák motivációját, ráadásul a munka jellegéből adódóan nehéz nyomon követni a valós erőforrás-ráfordítást. Ezen teendők automatizálásával nemcsak a munka minősége javul, de rengeteg időt és energiát is felszabadíthatunk, amelyeket új megbízásokra vagy fontosabb feladatokra fordíthatunk.
Sűrűn fordulnak elő hibák: Szintén a manuális munkavégzésből eredő hátulütő a hibák gyakorisága. Az emberi munkavégzés és tanulási folyamat velejárója a hibázás, amit nem tudunk kivenni az egyenletből. Egy automatizált folyamatkezelő ugyanakkor jelentősen le tudja csökkenteni ennek esélyét, mivel számos feladatot emberi beavatkozás nélkül is képes elvégezni, továbbá kifejezetten a cégre kialakított, szabályozott lépésekkel és emlékeztetőkkel, riasztásokkal könnyíti meg, illetve gyorsítja fel a feladatok végrehajtását.
Nem egyértelműek a felelősségi körök: Amikor manuálisan menedzseljük a folyamatokat, nehéz egyértelműen meghúzni a határokat, hogy ki miért felelős, ezáltal a problémák forrását, illetve az elakadások helyét is nehezebb beazonosítani. Emellett a felelősségi köröket is sokszor kihívás egyenlően elosztani, így lehet, hogy valaki aránytalanul leterhelt, vagy adott esetben többen is foglalkoznak ugyanazzal a dologgal. Az automatizált rendszerek ezeket a helyzeteket remekül áthidalják, hiszen minden feladatnak egy felelőse van, és jól látszik, hogy éppen hol, kinél tart a folyamat.
Követhetetlenek az adatok és a feladatok státusza: Ha nem átlátható a folyamatok állapota és lépései, a határidők tartása is nehézkessé válik, ami megnehezíti a riportolást, továbbá teljes projektek sikerességét veszélyeztetheti. Az egységesített, automatizált folyamatkezelés ilyen esetben is segítséget jelent, amely akár részlegeken átívelve támogatja a back office működést, és képes más vállalati adatrendszerekkel összekapcsolódva azokból elemezhető adatokat kinyerni.
Nehézkes az együttműködés és a kommunikáció: Biztos ismerős a szituáció, amikor többnapos vagy többhetes várakozás után derül ki, hogy a jóváhagyó nem kapta meg vagy nem olvasta el a neki küldött fontos emailt. Az ilyen kommunikációs komplikációkat az egymástól elkülönülő, párhuzamosan használt rendszerek tovább bonyolítják. Egy központi folyamatkezelő rendszerrel minden részlet és teendő egyetlen platformon, jól áttekinthető formában áll rendelkezésre.
KÍVÁNCSI VAGY RÁ, HOGYAN LEHET EGYSZERŰSÍTENI
A BACK OFFICE FOLYAMATOK KEZELÉSÉT?
TÖLTSD LE INGYENES ÚTMUTATÓNKAT.
Mit jelent a back office folyamatok automatizációja?
Egy folyamatkezelő rendszer a hagyományos kézi és papíralapú back office munkafolyamatokat váltja fel olyan digitalizált megoldással, amely szoftveresen hangolja össze a feladatokat, és az emberi beavatkozás igényének csökkentésével automatikusan vezérli a különböző lépéseket, ezzel javítva az adminisztrációs teendők, illetve az egyes funkciók hatékonyságát. Egy-egy teljes terület (pl. HR, pénzügy) lefedhető vele, de egymáshoz kapcsolódó funkcionális szervezeti egységeken átívelően is eredményesen működik.
Pénzügyi, HR, valamint ügyfélszolgálati területeken számos olyan folyamat van, melyek automatizálásával látványos fejlődést lehet elérni a cégen belül. Ezek közé tartozik például:
Ez csak néhány példa a számtalan alkalmazási lehetőség közül, melyek iparágtól függően is rendkívül sokfélék lehetnek. Ami egységes, az többek között az automatizált folyamatkezeléssel felszabaduló értékes idő, pénz és erőforrás, a nagyobb átláthatóság és kontroll, a hatékonyság, minőség és precizitás javulása, valamint az adatalapú, fejlett döntéshozatal.