A beszerzési folyamatok digitalizálása: kihívások, előnyök és megoldások

szept 24, 2021 | Blog

Melyek ma a beszerzés legnagyobb kihívásai? Hogyan segíthet a beszerzési folyamatok digitalizálása a versenyképesség növelésében? Milyen előnyökkel járnak a digitalizált beszerzési folyamatok? 

1. Beszerzési folyamatok a digitális korban 

A beszerzési funkció kritikus szerepet játszik bármely szervezet sikerében: a legjobb beszállítók megtalálása és a tartós együttműködés kialakítása kulcsfontosságú a beszerzéstől a fizetésig. A beszerzési funkciónak más digitalizálódó területekhez hasonlóan lépést kell tartania az idővel. A beszerzési életciklus egészére kiterjedő digitális beszerzési stratégia ösztönözheti az értéknövekedést. End-to-end folyamatokra van szükség az adatok megfelelő összegyűjtéséhez és elemzéséhez, valamint a beszállítói fejlesztések ösztönzéséhez, az áruk gyors és hatékony tranzakciójának biztosításához, amelyből mindkét fél profitálhat.

A Deloitte nemrégiben készült felmérése azt mutatja, hogy a költségcsökkentés, a digitális átalakítás és az innováció mellett a működési hatékonyság áll a beszerzési vezetők (CPO) prioritási listájának élén.

procurement process

2. A beszerzési folyamatok átalakítása: kihívások és megoldások

Mint minden transzformációs kezdeményezés esetén, itt is jelentős szerepet játszanak a kulturális, technikai és pénzügyi nehézségek, akadályok. Míg a szervezetek nagy része elköteleződne folyamataik digitalizálása mellett, többségük nem rendelkezik átfogó stratégiával a kivitelezéshez. Továbbá, sokan hiányos ismeretekkel rendelkeznek az AI / ML vagy az RPA implementáció követelményeiről, ami elhamarkodott döntésekhez vezethet. Gyakran a FOMO (Fear Of Missing Out – “Félelelem, hogy valamiről lemaradunk”) irányítja a döntéshozatalt a stratégia pontos kialakítása helyett.

A különféle beszerzési kihívások közül hármat emelünk ki, amelyeket érdemes közelebbről megvizsgálni, és átgondolni a megoldási lehetőségeket.

#1: Technológiai és kulturális érettségi szint

A beszerzési folyamatok digitális átalakításának tervezése felveti a kérdést, hogy a szervezet kész-e a változásra. A digitális rendszereknek mindig vannak végfelhasználói, így ha ők megértik a hozzáadott értéket, az újfajta munkamódszerek elfogadása gyorsabb lesz, és a beszállítók könnyebben győzhetők meg az új rendszerek használatáról. 

Továbbá egy komplex szervezet informatikai infrastruktúrája is lehet korlátozó tényező az olyan új rendszerek integrálásánál, amelyek biztosítani kívánják, az adatok szinkronizálását a különböző rendszerek között, így támogatva az end-to-end folyamatokat. Az idejemúlt rendszerek és manuális folyamatok még mindig sok szervezet esetében dominálnak, korlátozva a folyamatok átláthatóságát és az adatvezérelt döntéshozást.

Megoldás:   

Ismertetni kell a technológia előnyeit, az alkalmazottak megfelelő oktatása élvezzen prioritást. Bizonyos szerepek veszélybe kerülhetnek a digitális rendszerek implementálásával, ezért fontos széleskörűen elmagyarázni a bevezetés hosszú távú szervezeti előnyeit. A digitális szakértelem beépítéséhez és fejlesztéséhez szükség van az ellátási lánc egészében rejlő lehetőségek azonosítására és a szervezeten belüli hiteles kommunikációra.

Ésszerű lehet lépésenként megközelíteni a folyamatot. Tekintsétek át az alapvető beszerzési folyamatokat, mielőtt szóba kerül az AI és Machine Learning. Lehetőség szerint egyszerűsítsetek, és összpontosítsatok a stabil alapok kialakítására, annak biztosítása érdekében, hogy a folyamatok a beszerzéstől a fizetésig átláthatóak, következetesek és összekapcsoltak legyenek, még az előtt, hogy elkezdődne az olyan fejlett technológiák bevezetése, mint az AI / ML.

Amint azt a PWC kiemeli a Procurement 4.0 keretrendszerében, a szervezeti képességek, valamint a digitális folyamatok és eszközök jelentik az alapot a jövőbeli beszerzési átalakításhoz.

procurement process

Source: PWC, Procurement 4.0, Are you ready for the digital revolution? 

 

#2: Költségvetés és sürgősség 

A szervezet profiljától függően előfordulhat, hogy a beszerzési digitalizálása nem kap elég nagy hangsúlyt. Gyakran az ügyfelekkel kapcsolatos kérdések állnak az első helyen. Ennélfogva a költségvetés nagyobb része és a prioritások máshová irányulhatnak, így a beszerzés kimarad a digitális átalakításból.

Megoldás: 

Vezetői támogatás szükséges a beszerzés átalakításának priorizálásához és az ügyfélelégedettség és az alkalmazottak elégedettségének javításához. Megfelelő támogatással a különböző rendszerekből származó adatok szinkronizálhatóak és fókuszba kerülhetnek a fejlesztési lehetőségek, különös tekintettel a költség-haszon elemzésre és a költségvetés optimalizálására. Egy olyan rendszer vagy platform kiválasztása, amely a szervezettel együtt növekedhet az alapfolyamatoktól a kifinomultabb technológiákig, lehetővé teszi az egyszerűbb bevezetést, miközben költséghatékony megközelítést kínál.

 

#3: Stratégia és elkötelezettség

A vállalatok egy része nem rendelkezik olyan alaposan kidolgozott stratégiával, mely az átalakulás támogatná a szervezet egészében. Hiányozhat az érdekeltek bevonása, mivel az átalakulás előnyeit gyakran nehéz széleskörűen elmagyarázni. Az új folyamatok és technológiák alkalmazásának sikere vagy kudarca az alkalmazottak, vezetők és beszállítók hajlandóságán múlik.

Megoldás: 

Mint minden nagyobb változás esetében, a hosszú távú szemlélet és a stratégiai ütemterv is segíti a kommunikációt mind a szélesebb szervezet, mind a külső érdekelt felek irányába. Időre van szükség ahhoz, hogy összehasonlítsuk a jelenlegi helyzetet a kívánt jövőbeli forgatókönyvvel, és egy fokozatos, szakaszos megközelítés mentén megoldásokat keressünk az átalakításra. Az értékteremtésnek kell fókuszban lennie, a rendelkezésre álló erőforrásokat és technológiákat jobb kihasználása mellett. Érdemes lehet bevonni a beszállítókat a folyamatok tervezésébe, mivel valószínűleg rendelkeznek hasznos tapasztalatokkal hasonló kihívásokkal küzdő ügyfeleik miatt.

Source: Deloitte, The Future of Procurement in the Age of Digital Supply Networks

3. A beszerzési folyamatok digitalizálásának előnyei

 

Bár a beszerzési folyamatok digitalizációja nehézségekkel jár, az előnyök megértése elősegíti ezek pontos átlátását és lebontását. Az általános cél az, hogy okosabban és hatékonyabban dolgozzunk, optimalizálva erőforrásainkat. Három előnyt emeltünk ki, amelyeket érdemes lehet figyelembe venni.

 

#1 Pontosabb adatok és átláthatóság

A jobb döntésekhez pontosabb adatokra van szükség. A technológia bevezetése támogatja a manuális folyamatok lecserélését, így csökkenti az emberi hibákat, és lehetővé teszi az end-to-end folyamatok közti kapcsolatot. Mindez hatalmas mennyiségű értékes adat összegyűjtéséhez vezet, amely átfogóbb képet nyújt a beszerzési döntésekről, a beszállítók teljesítményéről, arról, hol vannak elakadások a folyamatokban. Ezen adatok összegyűjtése manapság viszonylag könnyen megoldható, és a vezetés számára jobb átláthatóságot biztosít a beszerzési életciklus egészéről, a megalapozottabb döntéshozatal érdekében.

 

#2 Megfelelés és feladatkezelés

Minden folyamat középpontjában emberi vagy gépi feladatok állnak. A digitális munkafolyamatok lehetővé teszik ezen feladatok testreszabását és standardizálását a beszerzési folyamat során, amely következetesebb működéshez, egyszerűbb jogszabályi megfeleléshez és a kiadások csökkentéséhez vezet.

 

#3 Beszállítói és alkalmazotti elégedettség

A beszerzési folyamatok automatizálása felgyorsíthatja a folyamatokat és csökkentheti az emberi hibákat, miközben átalakítja a hétköznapi és ismétlődő feladatokat, felszabadítva így az alkalmazottakat, hogy a kapcsolatokra és stratégiai tevékenységre összpontosíthassanak.

Egy olyan megoldásra van szükség, amely biztosítja a beszállítók hatékony irányítását, elősegíti a gyorsabb szerződéskezelést, csökkenti az adminisztrációs hibákat, miközben teljesítményadatokat kínál a folyamatos fejlődés érdekében.

 

4. A beszerzési folyamatok szerepe a vállalatok versenyelőnyében

A beszerzési folyamatok digitalizálása segít az ismétlődő feladatok automatizálásában, a hatékonyság növelésében és a költségek csökkentésében. Valós idejű betekintést nyújt az üzleti érdekelt felek számára a legfontosabb adatokba, támogatva a mindennapos döntéshozatalt. Javítja a beszállítói kapcsolatokat és hatékonyabb együttműködésre ösztönöz. Lehetőséget nyújt a beszerzési menedzsment folyamatok ésszerűsítésére, értékes erőforrásokat szabadít fel, csökkenti a back-office túlterhelést.

A beszerzés digitális átalakításán dolgozol vagy egy meglévő rendszert szeretnél lecserélni?

Az Oriana Procurement Management alkalmazás segítségével, a  low-code bővíthetőségének és egyszerűségének köszönhetően bármikor új funkciók és elemek adhatók hozzá a beszerzési rendszerhez, így az együtt növekedhet a vállalkozásoddal.  Moduláris és testre szabható beszerzés menedzsment alkalmazásunk rugalmasságot és szabadságot kínál az üzleti igényeidnek megfelelő megoldás kidolgozásában.

 

Az iratkezelés legjobb gyakorlatai

Az iratkezelés legjobb gyakorlatai

Az iratkezelés legjobb gyakorlataiAz iratkezelésre hajlamosak vagyunk nehézkes és hosszadalmas teherként gondolni. Az általunk összeállított jó gyakorlatok új lehetőségek megismerésében segítenek, megmutatják, hogy a jogszabályi megfelelés mellett, már nem csak...

Mi az a low code?

Mi az a low code?

Mi az a Low-Code? És miért fontos, hogy a digitális stratégiád részévé váljon Mi a különbség a low-code és a no-code között? Hat ok, amiért a vállalatok low-code platformokat használnak Low-code vs pro-code A professzionális programozók fontossága Négy tévhit a...

Digitális folyamatautomatizálás és low code – Ingyenes webinárium

 

Kérdésed van? Lépj kapcslatba egyik szakértőnkkel.