Az iratkezelésre hajlamosak vagyunk körülményes folyamatként gondolni, amit az összetett jogszabályi kötelezettségek is nehezítenek. Egy rugalmas iratkezelő rendszerrel azonban a manapság jellemző növekvő ügyszámok, rövidülő határidők, valamint szigorodó adatvédelem ellenére is jelentősen csökkenthetők az adminisztrációs terhek. Az átfogó digitális iratkezelési megoldások széleskörű funkcionalitást nyújtanak, amely magas fokú automatizációval biztosítja a kényelmes használatot és az ügyintézés hatékonyságát. 8 pontban bemutatjuk, hogyan lehet egy ilyen sazoftverrel optimalizálni az iratkezelés lépéseit.
Az iratkezelés nem újkeletű dolog, de annál több digitális kihívással küzd. Felgyorsult digitális világunkhoz az iratok iktatásával és tárolásával kapcsolatos tevékenységnek is alkalmazkodnia kell, ami mind a feladatért felelős kollégák, mind pedig a rendszer funkcionalitása szempontjából kihívást jelent. A továbbiakban megmutatjuk, milyen támogatást tud nyújtani a szervezeteknek egy sokoldalú iratkezelő rendszer.
Szabályozások betartása
A jogszabályoknak és a szervezeten belül érvényes iratkezelési szabályoknak való megfelelés egyaránt fontos. Ezeket a teljes szervezetre vonatkozóan egységesen és következetesen kell alkalmazni. Az iratkezelés szabályozási háttere elég bonyolult, viszont ezeket az előírásokat kötelezően be kell tartani, ezért a vállalati gyakorlatot érdemes hozzájuk illeszteni. Egy tanúsított iratkezelő szoftver automatikusan beépíti a működésbe a jogszabályokból eredő követelményeket, emellett pedig hatékonyan igazodik a felhasználói elvárásokhoz, így gördülékenyen használható bármilyen iratról is van szó.
Testre szabott munkafolyamatok
Ahhoz, hogy valóban kényelmes és praktikus legyen az iratkezelés, előzetesen át kell gondolnunk a munkafolyamatokat és ezek alapján megfogalmazni a fejlesztési igényeket. A beállítások nem mondhatnak ellent a vonatkozó jogi előírásoknak, azonban a működési modell rugalmasan alakítható. Automatizált műveletekkel a rendszer optimalizálni tudja a feladatkiosztást, ezért célszerű hosszú távon gondolkodni, és nemcsak a most jellemző, hanem a később várható adminisztrációs lépéseket is figyelembe véve megtervezni a funkciók kialakítását.
Teljes körű digitális elérhetőség
A papíralapú iratkezelésnél általában teljesen egyértelmű, hogy ki milyen irathoz fér hozzá milyen szerepkörrel. Egy digitális rendszer automatikusan képes ezt szabályozni, méghozzá jóval hatékonyabban. Pontosan meghatározható ugyanis a feladatok és felelősök köre, amelyek nyomon követését naplózási funkciók is támogatják, automatizmusok segítségével pedig az emberi tévedés lehetősége is minimalizálható. A legcélravezetőbb, ha a szervezeten belül az iratok digitálisan jutnak egy minden illetékes kollégához, akik így a jogosultságuknak megfelelően hatékonyan tudják végezni a feladataikat.
Iratfogadási csatornák monitorozása
A dokumentumok különböző csatornákon át érkeznek a szervezetekhez, többek között emailen, Hivatali kapun, Cégkapun, e-papír alkalmazáson keresztül, a személyes átvételről nem is beszélve. Ezeknek a csatornáknak a folyamatos nyomon követése időigényes folyamat, hiszen azonosítási procedúra mellett napjában többször be kell lépni a felületre, letölteni a beérkezett dokumentumokat és felcsatolni azokat az iratkezelő rendszerbe. A tanúsított iratkezelő rendszerek képesek minden iratkezelési csatornát egyidejűleg és folyamatosan monitorozni, az iratokat emberi beavatkozás nélkül átvenni. A felelős munkatársak mindezt egyetlen felületen, valós időben tudják nyomon kísérni.
KÍVÁNCSI VAGY RÁ, HOGYAN NÖVELHETED AZ
IRATKEZELÉS HATÉKONYSÁGÁT IRATKEZELŐ RENDSZER BEVEZETÉSÉVEL?
TÖLTSD LE INGYENES ÚTMUTATÓNKAT!
Automatizált adatbevitel
A digitális iratkezelő szoftver képes automatizáltan feldolgozni a digitálisan beérkező, illetve ilyen formában rendelkezésre álló metaadatokat. A digitális iratfogadási csatornák számának gyarapodásával ez már nem csupán kényelmi kérdés, hanem alapvető elvárás a rendszerrel szemben, ezáltal ugyanis nem kell kézzel felvezetni az adatokat, ami a hibázás esélyét is jelentősen csökkenti. Egy beérkező emailből például automatikusan beolvasható a feladó email címe, a tárgy vagy a mellékletek száma, sőt, még a digitális aláírás érvényessége is ellenőrizhető, a már meglévő partneradatok alapján pedig a hiányzó adatok ezekhez hozzárendelhetők. Míg a dokumentum beérkezésének ideje vagy az átvevő személye a rendszeradatokból kiolvasható. Ez gyakorlatilag automatikussá teszi az iratok érkeztetését, ami jelentősen lecsökkenti a munkaerő- és időráfordítást.
Okos iratsablonok
Számos különféle irat esetében a dokumentumok adminisztrációja rémálomnak tűnhet. Az iratkezelő szoftverek által kínált okossablonok azonban előre megszerkesztett dokumentummintákat tartalmaznak, ahol a megfelelő mezőbe felvett adatok automatikusan bekerülnek a rendszerbe metaadatként, és vizuálisan is megjelennek az elkészített dokumentumon. A módszer ezáltal az iratok rendszerezését is biztosítja, így nemcsak gyorsabb és egységesebb lesz a dokumentumkezelés, de a szervezeten belül eddig más rendszerekben (pl. email SharePoint) mozgó iratok is könnyedén bevonhatók a rendszerbe.
Virtuális irattár
Gyakran előfordul, hogy hosszú időt töltünk egy bizonyos irat keresésével, hogy megtaláljuk a különféle rendszerek, alkalmazások és email postafiókok között. A digitális iratkezelő rendszer egyben virtuális irattartó szekrényként is működik, amelyben a metaadatok alapján mindig minden dokumentumot könnyedén előkereshetünk. Ráadásul összekapcsolható egyéb, például beszerzési vagy csoportmunka-alkalmazásokkal. Ily módon a szervezet valamennyi dokumentuma ugyanabból a központi rendszerből kapja a nyilvántartási számát függetlenül attól, hogy a későbbiekben milyen platformon dolgozunk vele.
Vezetői felületek
A digitális iratkezelő rendszerek számos funkciót lefednek, ezért használatuk bonyolultnak tűnhet azoknak, akik csak egy-egy részfunkció ellátásáért felelősek. Jellemző példái ennek a vezetők, akik a legtöbb esetben csak aláírásukkal érvényesítik a dokumentumokat, ezért nincs szükségük arra, hogy a teljes rendszert átlássák és kezelni tudják. Számukra rendelkezésre áll egy könnyen átlátható, logikus felépítésű vezetői felület, amely a figyelmet egyből a releváns feladatra irányítja, és akár szöveges megjegyzésre is lehetőséget ad, ha szükség lenne rá. A modern iratkezelő rendszerek ezeket a feladatokat mobileszközökön is elérhetővé teszik, ami a távmunka elterjedésével magától értetődő rugalmasságot jelent az iratok szervezeten belüli gyors mozgatásához.
