Indirekt beszerzés a gyakorlatban: költséghatékonyság, optimalizálás és digitalizáció

Mi az indirekt beszerzés, és miért érdemes foglalkozni vele külön? 

Az indirekt beszerzés sokszor a „szürke zóna” a vállalati költségek között: láthatatlan, elaprózott, és gyakran szabályozatlan. Mégis, a legtöbb cég itt veszíti el a legtöbb pénzt – úgy, hogy nem is tud róla. 

Ebben a cikkben bemutatjuk, mit jelent az indirekt beszerzés, milyen gyakori hibákba esnek bele a cégek, és hogyan lehet digitalizációval és folyamatoptimalizálással komoly költségmegtakarítást elérni. A végén gyakorlati tippeket, szoftveres megoldásokat, valamint mérőszámokat is adunk a siker méréséhez. 

Mi az az indirekt beszerzés? 

Az indirekt beszerzés minden olyan kiadást jelent, amely nem közvetlenül kapcsolódik a termeléshez, mégis elengedhetetlen a vállalat működéséhez. Ide tartoznak például: Irodaszerek, papíráruk, IT szolgáltatások és szoftverlicencek, utazási költségek, marketing- és PR-kiadások, karbantartás, üzemeltetés, egyéb szolgáltatások. 

Szemben a direkt beszerzéssel – amely az alapanyagok, termeléshez szükséges alkatrészek beszerzését jelenti –, az indirekt beszerzés jellemzően szétszórt, kisebb tételekből áll, és nem mindig szabályozott folyamatok mentén történik. 

Milyen problémák jellemzik az indirekt beszerzést a cégeknél? 

 Az indirekt beszerzés számos kihívással jár, különösen ott, ahol nincs központosított rendszer vagy átlátható szabályozás: 

• Fragmentált igények: Különböző osztályok, eltérő igények – koordináció nélkül. 

• Személyes preferenciák: Egyéni döntések, eltérő árakon, nem egységes szerződésekkel. 

• Idő- és erőforráspazarlás: Manuális adminisztráció, hosszú jóváhagyási körök. 

• Manuális hibák: Elveszett számlák, hibás adatrögzítés, duplikált rendelések. 

• Compliance-kockázatok: Átláthatatlan beszerzések jogi és pénzügyi kockázatokkal. 

Miért kritikus az indirekt beszerzés digitalizálása? 

 A beszerzési digitalizáció nemcsak gyorsabbá és átláthatóbbá teszi a folyamatokat, de kézzel fogható költségmegtakarítást is eredményezhet:

• Automatizált igénylés és jóváhagyás: Gyors, szabályozott és visszakövethető.
• Átláthatóság: Ki, mire, mennyit költ – valós idejű betekintéssel.
• Szállítókezelés és szerződéskövetés: Nincs elfelejtett lejárat, nincsenek túlfizetések.
• Mérhető KPI-ok: Folyamatok és teljesítmények objektív követése. 

Szoftveres támogatással akár 20–30% költségmegtakarítás is elérhető. 

Hogyan lehet hatékonyabbá tenni az indirekt beszerzést? 

A következő lépések segítenek abban, hogy az indirekt beszerzésből strukturált, kontrollált rendszer váljon: 

• Standardizálás: Kategóriák, beszállítók és termékek egységesítése. 

• Költségkeretek beállítása: Osztályok, projektek vagy személyek szintjén. 

• Centralizált rendszer: Egy helyen, egy folyamat mentén történő beszerzés. 

• Szállítóminősítés: Minőség, ár és megbízhatóság alapján. 

• Automatizált jóváhagyási folyamat: Időt és hibákat spórol meg. 

Milyen szoftverek segíthetnek az indirekt beszerzés optimalizálásában? 

Számos rendszer létezik, de néhány kiemelt megoldás: ERP rendszerek beszerzési moduljai, speciális e-procurement rendszerek, Oriana Beszerzési Rendszer.

Oriana Software

Az Oriana segítségével lehetőség van az igénylések jóváhagyási folyamatainak automatizálására, így a jóváhagyási workflow gyorsabbá és hatékonyabbá válik. Emellett a rendszer automatikus értesítéseket küld a szerződések lejáratáról, biztosítva ezzel a határidők betartását. Az Oriana támogatja a beszerzések nyomon követését is, beleértve a megrendelések státuszát, a szállítólevelek kezelését, valamint a teljesítési igazolások automatikus nyilvántartását és követését. 

Hogyan lehet mérni az indirekt beszerzés sikerességét? 

A digitalizáció nem cél, hanem eszköz. A következő KPI-ok segítségével mérhető a folyamat érettsége és hatékonysága: 

• Átlagos feldolgozási idő csökkenése 

• Egységköltségek alakulása 

• Szállítói konszolidáció (kevesebb, megbízhatóbb partner) 

• Manuális hibák számának csökkenése 

Mindezek jól követhetők a dashboardok és riportok segítségével. 

Összefoglalás: ne hagyd figyelmen kívül az indirekt beszerzést! 

Bár sok vállalat fókuszál a direkt beszerzésre, az indirekt beszerzés optimalizálása sokszor gyorsabban hoz kézzelfogható eredményt – különösen a költséghatékonyság és működési átláthatóság terén. 

Ha most kezdenél bele a digitalizációba, kezdd az indirekt területeken: ezek gyorsabban és kevesebb kockázattal automatizálhatók.