A távolról végezhető munka elterjedésével a cégek egyre nagyobb arányban használnak digitális eszközöket a működésükben. Habár az újonnan felvett munkavállalók beléptetése klasszikusan személyesen zajlik, ezen a területen is egyre inkább elengedhetetlenné válik a digitális platformra való áttérés, ha azt szeretnék, hogy minden új munkatárs megkapja a szükséges információkat, és otthon érezze magát a vállalatnál függetlenül attól, hogy fizikailag hol dolgozik. Egy jól felépített onboarding rendszer digitalizálása leegyszerűsítheti és hatékonyabbá teheti a folyamatokat mindkét fél számára, és elősegítheti, hogy a frissen érkezett kolléga stresszmentesen illeszkedjen be az új környezetbe.
Mire való az onboarding?
Az onboarding tulajdonképpen az új munkatársak beléptetését és szervezeti integrációját jelenti, és a munkavállalói életciklus egyik legfontosabb szakasza, amely nagymértékben meghatározza a hosszú távú munkahelyi élményt, ezáltal pedig a cégnél töltött idő hosszát. Szakértők szerint a folyamat ideális esetben legalább 90-100 napig tart, de még jobb, ha az új alkalmazott cégnél töltött teljes első évére kiterjed. Ne feledjük, hogy egy új munkahelyen való kezdés minden esetben kihívásokkal és stresszel jár, amit a megfelelő onboarding jelentősen képes enyhíteni, növelve az új kolléga elégedettségét.
Az onboarding lépései
Egy jól kialakított és hatékony onboarding folyamat segíti az új belépők gyorsabb beilleszkedését, közvetetten pedig hatást gyakorol az elkötelezettségükre és a hatékonyságukra, továbbá a cég versenyképességére, ezért is érdemes kiemelt figyelmet szentelni neki a vállalaton belül.
Dokumentáció: A munkavállaláshoz szükséges papírok kitöltése, aláírása.
Befogadás erősítése: Az új kolléga bevezetése a szervezeti kultúrába, hogy megismerje a szervezet értékeit, küldetését és üzleti céljait, valamint a munkahelyi környezetet, és ezáltal minél inkább otthon érezze magát. A különféle céges rendezvények hosszú távon is erősítik a csapathoz való tartozás érzését.
Orientáció: Bevezetés a vállalat működésébe, beleértve a munkakörhöz kapcsolódó különféle szabályokat, eljárásokat, folyamatokat. A friss belépő így tisztán látja helyét a csapatban, a pozíciójához tartozó felelősségi köröket, elvárásokat, valamint a rendelkezésére álló erőforrásokat.
Tudásmegosztás: A feladatok hatékony és minél magasabb színvonalú ellátásához szükséges ismeretek, tudás átadása, ami egyrészt a tapasztalt kollégák tevékenységi körébe tartozik, másrészt a pozíció betöltéséhez szükséges képzéseket, eszközöket is magában foglalja.
Kapcsolatépítés: Az újonnan érkezettek bemutatása a közvetlen és közvetett munkatársaknak, ami megalapozza a gördülékeny együttműködést és a munkahelyi kapcsolatok kialakítását.
Támogatás és visszajelzés: Az új kolléga segítése a feladatai ellátásban, az elvégzett munka rendszeres értékelése, folyamatos iránymutatás és mentorálás a teljesítmény növelése érdekében.
Kihívások az onboarding során
A magyar vállalatok nagy része nem használ olyan szoftvert vagy programot, amely támogatná az onboarding menedzselését, holott a folyamat összetettsége miatt alapos tervezést és szoros együttműködést kíván a cégen belül, így számos nehézséggel járhat.
Idő- és erőforráshiány: Egy több hónapon át tartó integráció jelentős idő- és energiaráfordítást igényel úgy a HR részéről, mint az érintett kollégáktól, hogy felkészítsék az új belépőt a munkavégzésre, illetve folyamatosan nyomon kövessék és támogassák a teljesítményét.
Adminisztrációs kötelezettségek: A beléptetés rendszerint rengeteg papírmunkát igényel a munkaköri leírástól kezdve a bérszámfejtéshez szükséges dokumentumokon át a különféle szabályzatok elfogadásáig. Egy nagyobb cégnél, több új munkavállaló esetén ezek egyeztetése és figyelemmel kísérése már önmagában is embert próbáló feladat.
Előírásoknak való megfelelés: Új belépők esetében sok személyes adat keletkezik, amelyeket az érvényes szabályozásoknak megfelelően kell nyilvántartani és kezelni, számos helyzetben pedig külön egészségügyi vagy biztonsági előírások vonatkoznak a munkavégzés körülményeire, amelyek betartásához külön fel kell készíteni a munkatársakat.
Következetesség: A cégnek biztosítani kell, hogy munkaköréhez illeszkedően minden újonnan érkező ugyanazt az információs csomagot, tréninget, eligazítást és támogatást kapja függetlenül attól, hogy mely részlegen és ténylegesen honnan dolgozik.
Megfelelő integráció: Elsősorban a távolról dolgozók esetében jelenthet kihívást az új kollégák zökkenőmentes és minél gyorsabb beilleszkedésének és a kapcsolatok kialakításának támogatása.
KÍVÁNCSI VAGY RÁ, HOGYAN LEHET HATÉKONYABBÁ
TENNI A TOBORZÁS ÉS AZ ONBOARDING FOLYAMATÁT?
TÖLTSD LE INGYENES ÚTMUTATÓNKAT!
Hogyan segíti a digitalizáció a munkavállalók integrálásának folyamatát?
A koronavírus-járvány óta egyre inkább általánossá vált a távolról végezhető munka akár országokon vagy kontinenseken átívelően, így a digitalizált HR-folyamatok is egyre nagyobb teret nyernek, amelyekkel az onboarding is lefedhető. A cél továbbra is változatlan, a szoftveres eszközökkel azonban a helyszínen és a távolról dolgozó új kollégák beléptetése és integrációja is hatékonyan megvalósítható.
A digitális onboarding előnyei:
Egyszerűbb ügyintézés: Automatizált folyamatkezeléssel nagymértékben csökkenthetők a hagyományosan manuálisan végzett adminisztrációs feladatok, beleértve a dokumentumok nyilvántartását, az ütemezéseket vagy az emlékeztetők küldését. Ez egyben a hibák számát is minimalizálja, ami az új kollégákra is pozitív hatással van, hiszen azt tapasztalják, hogy kiszámíthatóan és gyorsan haladnak előre a dolgok.
Nyomon követés: A rendszer által küldött frissítések és állapotjelentések, illetve lekérdezhető jelentések lehetővé teszik, hogy a HR és minden más érintett osztály bármely pillanatban lássa, hogyan alakul az új belépők beilleszkedése, illetve fejlődése.
Egységes folyamatok: Az automatizáció révén standard lépések alakíthatók ki, így minden új munkatárs következetesen egyforma alapképzésben és -eligazításban részesül, ami a jogszabályi megfelelőséget és az egyenlő bánásmódot is támogatja. A folyamat egyes szakaszai vagy az onboarding anyagok ráadásul rugalmasan módosíthatók, frissíthetők.
Költségcsökkentés: Az optimalizált folyamatok kevesebb időt és erőforrást igényelnek, ami csökkenti a költségeket és biztosítja a hatékonyabb munkavégzést.
Kellemesebb élmény: Egy jól működő, digitális rendszer átláthatóvá teszi az onboardingot az új kollégák számára, akik így kényelmesen illeszkedhetnek be az új környezetbe akkor is, ha fizikailag nincsenek jelen. Ezt segíthetik többek között az online elérhető tréningek, a bármikor elérhető online kommunikációs csatornák, valamint a digitális dokumentumkezelés.
