A napjainkban egyre nagyobb léptékben zajló vállalati digitalizációt a rohamosan fejlődő technológia és a munkavégzés átalakulása jelentősen felgyorsította. Ennek részeként a cégek számos üzleti folyamatot automatizálnak, köztük például a szerződések kezelését. A szerződések minden vállalat működésében kiemelkedő szerepet játszanak, ezért a hozzájuk kapcsolódó feladatok automatizációja nemcsak hatalmas terhet vesz le a kollégák válláról, de az üzleti hatékonyságot is sok szempontból képes növelni. Talán nem is gondolnánk, hogy egy szerződésmenedzsment-szoftver bevezetésével milyen jelentős üzleti fejlődést lehet elérni.
Képzeljük el, hogy egy olyan vállalatot vezetünk, ahol nem létezik folyamatautomatizálás. Így a szerződéseket is minden ügyfél és partner esetén egyesével írjuk és módosítjuk a különféle feltételeknek és adatoknak megfelelően. Néhány szerződés esetében ez nem is olyan nagy kihívás, ugye? Ha azonban fejlődik a cég, és egyre több ügyfelünk lesz, a szerződések kezelésével is egyre több időt kell töltenünk, ami más, fontosabb feladatoktól vesz el erőforrást. Ez már kevésbé hangzik jól, igaz? Képzeljük most magunkat egy nagyvállalat élére, több száz szerződéses partnerrel. Hiába van sokkal több kolléga a feladatok elvégzésére, a szerződések menedzselése is jóval bonyolultabb, egy dokumentum ugyanis sokkal több embert érint, gondoljunk csak a véleményezési vagy jóváhagyási szakaszokra. Ilyen szinten egy digitális szerződéskezelő rendszer már elengedhetetlen a hatékony munkához. A jó hír, hogy a megoldás használata egyúttal számos üzleti előnnyel is jár.
A digitális szerződéskezelés előnyei
A szerződéskezelő rendszer egy felületen egyesíti a szerződésekkel kapcsolatos teendőket, és a szerződések teljes élettartamára kiterjedően automatizálja a hozzájuk kapcsolódó munkafolyamatokat. Milyen pozitív hatással van ez az üzleti folyamatokra?
Alacsonyabb költségek: A szerződések írásától egészen a megújításukig, a feladatok jelentősen leegyszerűsödnek és felgyorsulnak, ami értékes időt szabadít fel. Ezáltal csökkennek a működési költségek, az így megjelenő plusz pénz pedig befektethető egyéb tevékenységekbe. Ezenkívül az automatizált lépések segítenek abban, hogy elkerüljük többek között a költségkereten való túlfutásokat vagy a kifizetéseket érintő pontatlanságokból, illetve a jogszabályok megsértéséből eredő bírságokat, amelyek többnyire emberi mulasztásra vezethetők vissza.
Magasabb szintű jogi megfelelőség: A megoldás biztosítja, hogy a szerződés összhangban legyen a mindig aktuális jogszabályokkal. Ezek manuális nyomon követése minden egyes szerződésben óriási kihívás, és bármikor becsúszhatnak hibák. Az előre kialakított sablonok a munkamenet egyszerűsítése mellett abban is segítenek, hogy már eleve ne kerüljön olyan tétel a dokumentumba, ami nem felel meg az érvényes jogi előírásoknak.
Hatékonyabb döntéshozatal: A rendszerben rendelkezésre álló, jól szűrhető, részletes adatokból könnyedén készíthetők kimutatások. Ezek elemzése lehetővé teszi, hogy a cég folyamatosan fejlessze üzleti folyamatait. A megoldás ezenfelül akár más vállalati rendszerekkel is integrálható, így az adatok összekapcsolása még több hasznos információt nyújt az üzleti működés optimalizálásához.
Kellemesebb ügyfélélmény: Automatizált munkafolyamatokkal kevesebb a hiba és a késedelem, ami gyorsabbá teszi az új ügyfelek belistázását vagy a felmerülő szerződéses kérdések, viták tisztázását. A szükséges adatok mindössze néhány kattintással elérhetők, a hatékonyabb ügyintézést pedig az ügyfelek nagyra értékelik.
KÍVÁNCSI VAGY RÁ, HOGY A GYAKORLATBAN
HOGYAN KEZELHETŐK AUTOMATIZÁLTAN A SZERZŐDÉSEK?
TÖLTSD LE INGYENES ÚTMUTATÓNKAT
Biztonságosabb üzletmenet
A digitális szerződéskezelés előnyei között az egyik legfontosabb a biztonság, amely több területre is kiterjed.
Adatbiztonság: A digitális szerződéskezelő rendszerek biztosítják, hogy csak azok férjenek hozzá a benne tárolt adatokhoz, akiknek arra jogosultságuk van. A megtekintési, szerkesztési, megosztási beállítások dinamikusan változtathatók. Az információ a munkafolyamat során végig biztonságban van, függetlenül attól, hogy hányan dolgoznak egy-egy dokumentumon.
Elektronikus aláírás: A digitális aláírás használata egyrészt hatékonyabbá teszi a folyamatot, másrészt garantálja a dokumentumok valódiságát és hitelességét, beleértve azt is, hogy aláírás után már nem történt változtatás a tartalomban. A digitális ellenőrzési nyomvonalnak köszönhetően bármikor visszakereshető, illetve igazolható, hogy a szerződést ki és hol írta alá.
Jogi kockázatok minimalizálása: A szoftverreljól átlátható a szerződéses vagyon, amely kockázati szempontok szerint gyorsan szűrhető. Arizikót jelentő szerződéses tényezők így könnyedén beazonosíthatók és kiküszöbölhetők, ezzel pedig a cég akár súlyos pénzügyi vagy reputációs veszteségeket is megelőzhet.
