Szerződések minden cégnél jellemzően nagy számban és több különböző részlegen keletkeznek. A munkaszerződésektől kezdve az alvállalkozókkal és ügyfelekkel kötött megállapodásokon át az irodabérleti dokumentumig terjed a skála. A vállalati osztályoknak általában egymástól eltérő gyakorlataik vannak ezek nyilvántartására és menedzselésére, ami megnehezíti a sokszor több részegységet is érintő véleményezési és jóváhagyási folyamatot. A helyzetet tovább bonyolítja, ha a szerződéseket papíralapon tárolják, melyekhez Excel-táblázatokban, emailekben és egyéb belső platformokon vezetett információk is kapcsolódnak. Egy digitális szerződéskezelő rendszer segít rendet tenni a káoszban. Nem csupán a dokumentumokat elektronizálja, hanem egyúttal olyan központosított megoldást kínál, amely az adminisztrációs feladatokat a szerződések keletkezéstől a lejáratukig automatizált lépésekkel könnyíti meg és teszi átláthatóvá. Így biztos, hogy egy fontos teendő sem marad el vagy csúszik ki a határidőből.
Szerződéskezelés hagyományosan
Valószínűleg mindenkinek ismerősek a több forrásból érkező, különféle formátumú nyomtatott szerződésekkel kapcsolatos problémák. Nemrég még bevett gyakorlatnak számított, hogy ezeket a dokumentumokat iratszekrényekben tároltuk kategorizálva, egy olyan helyen elzárva, amihez csak az illetékesek fértek hozzá külön engedéllyel. Aztán az elektronikus eszközök és a digitális munkavégzés elterjedésével jöttek a szerverre vagy a felhőbe szkennelt másolatok. A munkafolyamatok viszont keveset változtak: sok esetben még most is postán érkeznek a szerződések, amelyeket manuálisan követünk nyomon, és digitális táblázatokban tartunk nyilván, a bejövő információkat pedig további adatbázisok tartalmazzák. Nem beszélve a több példányban kinyomtatott szerződésekről, melyeket egyenként kell a felelősöknek aláírniuk. Távoli munkavégzés esetén ez nehézkesen kivitelezhető, ráadásul az egész folyamat rendkívül összetett, számos hibára ad lehetőséget, és időigényes, főleg sok különböző szerződés esetén.
Digitális szerződéskezelés – megoldás a káoszban
Nézzük, hogyan néz ki mindez egy szerződéskezelő rendszer használatával.
Szerződések létrehozása: A szerződések generálása sablonok segítségével történik a vállalatnál használt különböző szerződéstípusokra jellemző adatmezők alapján.
Szerződések módosítása: A megoldás lehetővé teszi a szerződésverziók egyszerű, jól követhető kezelését. A rendszer naplózza a változtatásokat.
Jóváhagyás: A szerződések véleményezése egyszerű és jól átlátható. A felhasználói felületen lehetőség van megjegyzéseket elhelyezni, így a jegyzeteket nem e-mailekből kell előkeresni. A végleges szerződést pedig automatikusan megkapják aláírásra az illetékesek (pl. a projektfelelős, a vezető és a jogi osztály), amit digitális kézjegyükkel tudnak ellátni.
Nyilvántartás: Az adott ügyhöz tartozó összes fontos dokumentum egy felületről elérhető, legyen szó teljesítési igazolásokról, számlákról, szállítólevélről vagy kifizetési bizonylatról.
Szerződéskövetés: A rendszer a beállított határidők alapján automatikus emlékeztetőket küld a felelősöknek pl. a közeledő kifizetéssel, a szerződés lejáratával vagy megújításával kapcsolatban, ami a jogszabályi megfelelés szempontjából is hasznos.
Kereshetőség és kimutatások: Az eltárolt metaadatok szűrésével a szerződések bármikor gyorsan lehívhatók a szerződéstárból, illetve tematikus jelentések is készíthetők az igények alapján.
KÍVÁNCSI VAGY RÁ, HOGY A GYAKORLATBAN
HOGYAN KEZELHETŐK AUTOMATIZÁLTAN A SZERZŐDÉSEK?
TÖLTSD LE INGYENES ÚTMUTATÓNKAT
Hatékonyság megsokszorozva
A folyamatalapú szerződéskezelés az automatizált feladatkiosztásnak köszönhetően optimalizálja a folyamatokat, és biztosítja a megfelelő munkaelosztást. Milyen előnyöket jelent ez a felhasználóknak?
Hatékonyabb munkavégzés: A szerződések teljes élettartamát felölelő,automatikusan vezérelt folyamatok leegyszerűsítik az adminisztrációt és csökkentik a manuális munkavégzéssel járó hibák lehetőségét. Emellett jelentős időt spórolnak meg többek között azzal, hogy a munkatársaknak nem kell órákatilyen-olyan adatok vagy szerződésminták keresésével tölteniük.
Gördülékenyebb együttműködés: Az olyan folyamatok, mint például a jóváhagyás automatizálása a szervezeten belüli egyeztetéseket is leegyszerűsítik. Vége a hosszas levelezgetéseknek a különböző osztályok között, hiszen az illetékesek a megfelelő szakaszban megkapják a hozzájuk tartozó részt átnézésre, illetve aláírásra.
Nagyobb átláthatóság: A központosított adattárban a szerződéskezelés minden egyes lépéséhez tartozó adatok részletesen megtalálhatók és könnyen hozzáférhetők. Az egységes adatkezelés biztosítja, hogy a vállalaton belül mindenki ugyanazokat az adatokat használja.
Javuló eredményesség: A digitális, felhasználóbarát felületeken egyszerű a navigáció, az automatikus adatbetöltés és nyilvántartás pedig felgyorsítja a folyamatokat, így a kívánt eredmények a korábban megszokottnál jelentősen rövidebb idő alatt érhetők el.
