A digitalizált HR-folyamatok a sikeres vállalati működés ma már szinte nélkülözhetetlen összetevői. A HR-osztályok egyik legfontosabb feladata a tehetséges munkavállalók felkutatása, bevonzása és megtartása, ezáltal pedig a munkatársak folyamatos utánpótlásának biztosítása. A rendkívül gyorsan változó piaci környezetben ez többnyire óriási kihívást jelent, ahol a hagyományos módszerek sok esetben csődöt mondanak. Jelentősen növeli azonban a hatékonyságot, ha automatizálják a munkaerő-toborzás folyamatának legfontosabb lépéseit, a digitalizáció ugyanis nemcsak a cég működését egyszerűsíti, de a működési költségeket is csökkenti.
A toborzás lépései
A toborzási tevékenység biztosítja az adott cég igényeinek megfelelő számú és összetételű munkaerőt. A többlépcsős folyamat a feladatkör és az elvárások meghatározásával és az ezeknek megfelelő tapasztalattal, képességekkel rendelkező jelöltek keresésével kezdődik, akik érkezhetnek ajánlás révén, álláshirdetés vagy direkt megkeresés útján vagy akár a cégen belülről. Minden esetben szükség van azonban a jelentkezések (önéletrajzok, motivációs levelek, próbamunkák, referenciaanyagok stb.) értékelésére a legalkalmasabb pályázók kiválasztásához. Ezt követik az elsőkörös, „szűrő” beszélgetések, majd a továbbjutókkal az általában több körben folytatott szakmai interjúk. Egyes pozíciók betöltéséhez pedig szükség lehet háttérellenőrzésre vagy a referenciák megerősítésére is. A végső döntést többnyire az érintett csapatok képviselői hozzák meg, majd egyeztetik a munkavállalás feltételeit a kiválasztottal, és megegyezés esetén végül elkészül a szerződés.
Kihívások a munkaerő-toborzásban
A fent leírt folyamat már önmagában is meglehetősen összetett, nem beszélve az egyes szakaszokhoz tartozó részletes teendőkről. Ide tartozik például az álláshirdetések megfogalmazása és közzététele, a közösségi médiában vagy álláskereső felületeken megtalálható potenciális érdeklődők felkutatása és kapcsolatba lépés velük, a jelentkezések összegyűjtése a különböző csatornákról (emailek, fejvadászok, belső rendszerek), ezek átnézése, kiértékelése, majd az ideális jelöltek megkeresése írásban vagy telefonon, az egyes interjúk időzítése, illetve az ezeken való részvétel, végül pedig a jogi előírásoknak is minden szempontból megfelelő ajánlatok és szerződések elkészítése.
Mindegyik lépés jelentős szervezést igényel, hogy rendben haladjon előre a folyamat, ez pedig rendszeresen ismétlődő, mégis személyre szabott feladatokkal és rengeteg adminisztrációval jár, amit a cégek a legtöbb esetben manuálisan végeznek. Ráadásul – főként a nagyobb vállalatoknál – a munkaerő-felvétel szinte folyamatos több pozícióra is, miközben elvárás az egyre több és jobb jelölt bevonzása, valamint az eljárás felgyorsítása. A HR-osztály meghatározott büdzsét fordíthat toborzásra, és a korábban jól bevált módszerek már sok esetben nem vezetnek eredményre, a sikeres toborzási tevékenység ugyanakkor kritikus fontosságú az egész szervezet eredményes működése szempontjából.
Keresés és kiválasztás digitális alapokon
A toborzási folyamatok digitalizálásával az időigényes, emberi beavatkozást igénylő feladatok nagy részét ki lehet váltani, és az így felszabaduló erőforrást azokra a lépésekre összpontosítani, ahol az emberi tényezőnek igazán szerepe van, vagyis az interjúkra és a döntési szakaszra. A megspórolt időt pedig a HR-es kollégák a tehetségek bevonzásában kulcsszerepet játszó munkáltatói márka építésére, illetve egyéb értékteremtő tevékenységekre tudják fordítani.
A toborzás digitalizálásának előnyei:
Hatékonyabb munkavégzés: Az automatizált rendszerek önállóan kezelik és elemzik a beérkező jelentkezéseket, majd az elvárásokkal összhangban kiszűrik a legjobb jelölteket, így az előzetes kiértékeléssel a HR-eseknek már jóval kevesebb időt kell tölteniük. Ezenkívül az interjúk és az egyéb kommunikációs lépések is automatikusan időzíthetők, ami további erőforrást takarít meg, ezzel is csökkentve a költségeket.
Pontos nyilvántartás: A digitális rendszerben a jelentkezőkhöz kapcsolódó minden adat egy központi felületen érhető el, ezáltal egyszerű nyomon követni a jelöltek státuszát.
Adatbiztonság: A toborzás során sok személyes adat keletkezik. Ezek szakszerű tárolásában, illetve kezelésében is segítenek a digitális megoldások, melyek a jelentkezők számára is garantálják a törvényi megfelelőséget, valamint az adataik feletti rendelkezést.
Átlátható működés: A rendszer a rendelkezésre álló adatok alapján jól áttekinthető kimutatásokat tud készíteni, ami segíti a teljesítménymérést és a folyamatok optimalizálását.
Egyedi folyamatok:A toborzás, illetve kiválasztás egyes lépései rugalmasan alakíthatók a cég, valamint a potenciális munkavállalók elvárásai alapján, ami még gördülékenyebbé teszi a munkát és a jelöltekkel való kapcsolattartást, egyeztetést.
KÍVÁNCSI VAGY RÁ, HOGYAN LEHET HATÉKONYABBÁ
TENNI A TOBORZÁS ÉS AZ ONBOARDING FOLYAMATÁT?
TÖLTSD LE INGYENES ÚTMUTATÓNKAT!
Elégedettebb jelentkezők
A vállalatról kialakult képet nagyban befolyásolja, hogy az állásra pályázók mit tapasztalnak a munkaerő-toborzás folyamatával kapcsolatban. Szinte mindenkivel előfordult már, hogy egy gondosan kidolgozott jelentkezés, próbafeladat vagy akár egy személyes interjú után semmilyen visszajelzést nem kapott a cégtől. Az így keletkező negatív érzés a szervezet által képviselt márka megítélését is rontja, ezzel szemben a digitalizált folyamatok számos pozitívumot tudnak nyújtani a jelentkezőknek már a toborzás során.
Gyorsabb folyamatok: A sok esetben akár hónapokig is elnyúló toborzás időtartama az automatizált lépéseknek köszönhetően jelentősen lecsökkenthető, így a jelöltekkel is felgyorsul a kommunikáció, és az egyes szakaszok dinamikusan, rövid időn belül követhetik egymást.
Transzparencia: Az automatikus üzenetek, visszajelzések abban is segítenek, hogy a jelentkezők lássák, hol tart éppen a kiválasztási folyamat és mik a soron következő lépések.
Egyszerűbb kapcsolattartás: A digitális rendszerek a cégek és a pályázók közötti kapcsolatfelvételt is megkönnyítik azzal, hogy egy központi csatornára terelik a kommunikációt, így biztosan nem veszik el egy üzenet sem.
Jobb felhasználói élmény: Több cég fél attól, hogy az automatizált megoldások használatával személytelenné válik a toborzás, valójában azonban a felszabaduló időt éppen az emberi kapcsolatokat igénylő részfeladatokra fordíthatják. Ennek hatására a jelentkezők érzik, hogy odafigyelnek rájuk, a digitális felületek és a gördülékeny folyamatok pedig kellemesebbé teszik az álláskeresés élményét.
Egyenlő bánásmód: Habár az elfogultság vagy részrehajlás nem kéne, hogy megjelenjen a toborzásban, az értékelések és kiválasztások során nem egyszer óhatatlanul előfordul, hogy valakit ok nélkül kedvezőbben vagy kedvezőtlenebbül ítélnek meg, mint kellene. A digitális rendszer automatizmusai ennek kiküszöbölésében is segítenek, mivel kizárólag az adatokra koncentrálva hoznak döntéseket.
