Minden vállalat, mérettől és iparágtól függetlenül, termékek széles skálájára támaszkodik a működés fenntartása érdekében. Ezek jó része sosem fogja az általuk forgalmazott fogyasztási cikkek vagy szolgáltatások részét képezni. Itt lép be képbe az indirekt beszerzés. De mit is jelent ez pontosan, és miért olyan fontos? Az indirekt beszerzés olyan árucikkek beszerzését foglalja magában, amelyek nem kapcsolódnak közvetlenül a vállalat fő termékeihez vagy szolgáltatásaihoz. Bár ezek a vásárlások nem játszanak központi szerepet, mégis kulcsfontosságúak a vállalat sikere és versenyképessége szempontjából és hatással vannak szinte minden üzleti területre, a költségektől kezdve a folyamatok hatékonyságáig.
Ebben a blog posztban az indirekt beszerzés jelentőségéről lesz szó, illetve arról, hogy a cégek milyen lépéseket tehetnek annak érdekében, hogy folyamataikat egyszerűsítsék és eredményesebbé tegyék.
Az indirekt beszerzés nagyobb hatással van vállalatunkra, mint azt hisszük
Ideális esetben az indirekt beszerzés biztosítja a vállalat zökkenőmentes működését és garantálja, hogy a munkavégzéshez szükséges kellékek és szolgáltatások mindig elérhetőek legyenek. De a legtöbb cégnél nem ilyen fényes a helyzet.
A jól működő indirekt beszerzési folyamat több okból is fontos. A beszerzések a vállalat kiadásainak jelentős részét is kitehetik, így azt is befolyásolják, hogy tudjuk-e optimalizálni a költségeinket.
A beszerzési folyamatok elhanyagolása számos kihíváshoz vezethet, beleértve nemcsak a költségek növekedését, hanem a hatékonyság hiányát és a működési zavarokat is. És ez még nem minden: extrém esetekben a rosszul működő indirekt beszerzési folyamatok még a cég túlélését is megnehezíthetik.
Hogyan tudjuk optimalizálni az indirekt beszerzési folyamatainkat?
Ahhoz, hogy helyrehozzuk indirekt beszerzési folyamatainkat, nemcsak a költségek kordában tartásáról kell gondoskodnunk. Tekintsük ezt inkább stratégiai kezdeményezésnek, ami elengedhetetlen a vállalatunk sikeres működéséhez.
Az alábbiakban olyan univerzális, gyakorlati tanácsokat említünk, amelyek iparágtól függetlenül bármely szervezet számára hasznosak lehetnek indirekt beszerzési folyamataik optimalizálásához.
1. Központosítsuk a beszerzéshez használt eszközöket és alkalmazásokat
A hatékonyság felé vezető első lépés a folyamatok egyszerűsítése. Kezdjük úgy, hogy kiszűrjük a zavaró tényezőket: nézzük át, melyek azok az eszközök és rendszerek, amelyeket nem, vagy alig használunk és amennyire lehetséges, konszolidáljuk őket.
A konszolidáció nem csupán a folyamatok egyszerűsítéséről szól; azáltal, hogy az összes beszerzéssel kapcsolatos információ egyetlen platformra kerül, csökkentjük az adminisztrációs feladatokkal és karbantartással járó terheket és minimalizáljuk az adatok elvesztésének kockázatát.
Egy központosított megoldáson keresztül riportokat is egyszerűbben generálhatunk, így átfogó áttekintést nyerhetünk a beszerzés fontos aspektusairól és elláthatjuk a csapatot minden lényeges információval, amelyek a döntéshozatalhoz szükségesek. Egy egységesített indirekt beszerzési rendszer belépő a megnövekedett produktivitáshoz, biztonsághoz és intelligensebb folyamatokhoz.
2. Alaposan tervezzük meg folyamatainkat
A valódi hatékonysághoz arra is szükség lesz, hogy a folyamatokat gondosan megtervezzük, szabványosítsuk és dokumentáljuk. Ezek mind elengedhetetlen lépések üzleti műveleteink finomhangolásához. Ha vannak a dokumentált szabályok, amelyeket mindenki tiszteletben tart, egyszerűbben kézben tarthatjuk az egész folyamatot. Ez nem csak a transzparencia miatt fontos; azt is lehetővé teszi, hogy egy strukturált és problémamentes munkafolyamatot hozzunk létre, melynek minden résztvevője felelősségre vonható.
Gondoljunk erre úgy, mint egy stabil alapra, amire építeni tudunk. Egy jól átgondolt tervvel és a folyamatok összekapcsolásával tisztább képet kapunk a vállalati környezetről is, amely hosszú távon támogatja a cég produktivitását.
3. Automatizáljuk beszerzési folyamatainkat
Ha a folyamatok optimalizálása és a hatékonyság növelése a cél, a legnagyobb változást az automatizáció fogja meghozni. Automatizációval több órányi időt spórolhatunk meg olyan részfeladatoknál, mint a jóváhagyások, a beszerzési tervek készítése, az ajánlatok és a szállítói árlisták kezelése, valamint a beszállítók kiválasztása és hozzáadása. A kártyák és értesítések használata segít strukturálni a feladatkezelést, így mindenki munkája egyszerűbbé válik.
Az automatizált rendszerek másik előnye, hogy zökkenőmentesen lépkedhetünk a feladatok között, csökkentve a manuális beavatkozás és a kontextusváltás szükségességét, így a teljes beszerzési munkafolyamat gyorsabbá válik.
Indirekt beszerzés és a low-code – A low-code szoftverek szerepe a beszerzésben
A low-code szoftverek rugalmas megoldást nyújtanak a teljes beszerzési folyamat egyszerűsítésére, a tervezéstől a számlázásig. Ezek a megoldások sokoldalúak és integrálhatók a már meglévő alkalmazásainkkal, biztosítva a hatékonyságot és az adatok hitelességét. Az Oriana low-code beszerzéskezelő szoftvere olyan funkciókat digitalizál, mint
- Beszerzési tervek készítése
- Igénykezelés
- Szerződés nyilvántartás
- Szállítói rendelések és teljesítés igazolások kezelése
- Számlák iktatása és jóváhagyása
illetve sok más egyéni igényekre szabható funkciót kínál annak érdekében, hogy a különböző ügyfelek különböző igényeit kielégítse. A megoldás lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy átlátható, intelligens rendszereket és folyamatokat hozzanak létre.
Beszerzési szoftverrel a hatékonyság növelése érdekében
Bár a háttérben zajlik, az indirekt beszerzés kulcsfontosságú üzleti folyamat. Elhanyagolása a költségek növekedéséhez, a hatékonyság csökkenéséhez és működési zavarokhoz vezethet, ami nagyban befolyásolja a vállalat piaci pozícióját, ezért a beszerzési folyamatok optimalizálása minden vállalkozás számára elengedhetetlen.
Digitalizációval jelentősen csökkenthetjük az olyan feladatokra fordított időt, mint a jóváhagyások, a beszerzési tervek és a szerződések kezelése. A low-code beszerzési szoftverekkel pedig leegyszerűsíthetjük és személyre szabhatjuk akár a teljes beszerzési folyamatot, a tervezéstől a számlázásig, lehetővé téve, hogy transzparens és célravezető folyamatokat alakítsunk ki.
